Ваше місто: Київ
Країна: Україна

Делегування як інструмент ефективної роботи

Власнику або керівнику будь-якого бізнесу доводиться вирішувати цілий комплекс різнопланових завдань. Неминуче виникає момент, коли ефективно справлятися з цим потоком стає неможливо. Щоб вирішити частину проблем, доводиться відволікати увагу від інших питань. Невирішені завдання наростають як снігова куля. В результаті керівник буквально розривається, що негативно позначається на справі і може призводити до серйозних провалів. Уникнути таких ситуацій і підвищити ефективність роботи допоможе делегування.

Розглянемо, як побудувати процес делегування, щоб він приніс користь бізнесу.Що таке делегування

Що таке делегування

Делегування — це передача певних завдань і функцій від керівника до підлеглого. Цей процес істотно відрізняється від звичайного розподілу обов'язків між співробітниками. При розподілі працівникам передаються виробничі функції відповідно до їх посади, а частина завдань взагалі може бути доручена орендованому персоналу. Головна відмінність полягає в тому, що делегувати можна тільки функції та компетенції самого керівника.

Прикладом може служити підготовка до зустрічі з потенційними партнерами або інвесторами. Щоб залучити їх до проекту необхідно підготувати якісну презентацію. Її розробка — в цілому завдання керівника. Але не обов'язково вирішувати його повністю самостійно. Набагато ефективніше буде, якщо генеральний директор придумає загальну концепцію презентації, а збір даних і оформлення доручить помічникові. Це і є делегування, яке вивільняє генеральному директору час для якісної підготовки до переговорів.

Основні цілі делегування:

  • Вивільнення часу і ресурсів керівництва для вирішення першочергових завдань бізнесу.
  • Підвищення рівня кваліфікації персоналу. Отримуючи нові, більш відповідальні завдання, співробітник вчиться новому.
  • Оцінка професійних якостей співробітників. Передаючи працівникові певні функції, менеджер може перевірити, наскільки він ефективно з ними справляється. Це допоможе в прийнятті кадрових рішень.
  • Поліпшення психологічної атмосфери в колективі. Співробітники починають краще розуміти мотивацію і вимоги керівництва, більш відповідально ставляться до своїх обов'язків.

Досягнення цих цілей підвищує загальну ефективність роботи керівника і персоналу.Коли доречно делегування

Коли доречно делегування

Далеко не всі функції керівника варто делегувати підлеглим. У деяких випадках це може завдавати шкоди бізнесу. Однак існує цілий ряд завдань, часткове або повне делегування яких буде однозначно корисно. До їх числа відносяться:

  • Дрібна рутина, відволікаюча увагу і час від дійсно важливої роботи — бронювання квитків та готелів для відрядження, реєстрація на ділові заходи, залучення співробітників в аутсорсинг та інше.
  • Підготовчі роботи, наприклад, аналіз конкурентів, збір інформації для нового проекту, складання бази потенційних клієнтів.
  • Функції, яким співробітника можна легко навчити для розвантаження керівника, наприклад, введення накладних в базу бухгалтерської програми, підготовка запитів до державних органів.
  • Завдання вузької спеціалізації, для вирішення яких у керівника недостатньо компетенцій. Прикладом може служити адміністрування сайту компанії або корпоративних сторінок в соціальних мережах.
  • Разові процеси, які повинні бути обов'язково виконані, але накладаються за часом на інші більш важливі функції, наприклад, вирішення питань з організації навчання співробітників, проста взаємодія з клієнтами, представництво компанії під час відрядження директора.

Не можна делегувати функції, які безпосередньо зачіпають ключові питання бізнесу, стратегічне планування, проекти з підвищеним рівнем ризику. У малих і середніх компаніях недоречним може бути делегування рішень щодо прийому і звільненню співробітників, проведення мотиваційних заходів. Також не можна делегувати підлеглому заміну топ-менеджера на переговорах, запланованих на рівні директорів або власників бізнесу. Це знижує статус заходу і може розцінюватися як неповага до іншої сторони.Принципи ефективного делегування

Принципи ефективного делегування

Розглянемо основні принципи делегування повноважень, дотримання яких принесе користь бізнесу:

  • Єдиноначальність та ієрархія. Делегувати можна тільки функції від безпосереднього начальника до підлеглого. Генеральний директор не може передати свої функції рядовому співробітникові — він залучить до задачі свого заступника. Від керівництва вищої ланки завдання можуть передаватися менеджерам середньої ланки і т.д.
  • Обмеження. Керівник делегує свої функції тільки своїм підлеглим.
  • Дотримання нормативних актів. Не допускається делегування завдань, виконання яких порушує права працівника або йде в розріз з його посадовою інструкцією.
  • Відповідальність. Це правило делегування передбачає, що, незважаючи на передачу завдання підлеглому, відповідає за його виконання керівник.
  • Підтримка. Працівник може звертатися до керівника за консультацією або підтримкою з виконання делегованої завдання.

Дотримання принципів делегування дозволяє підвищити ефективність бізнесу на 30-40%.Як не турбуватися і не втручатися в делеговані завдання

Як не турбуватися і не втручатися в делеговані завдання

Багато керівників зазнають труднощів з делегуванням, у зв’язку з постійним занепокоєнням за поставлені завдання. Вони переживають, що співробітники не зможуть впоратися з роботою, зроблять її неякісно, порушать терміни. Керівник починає постійно втручатися в делеговані функції. Це створює знервовану обстановку і невизначеність. В результаті страждає якість роботи.

Щоб не турбуватися про виконання роботи, рекомендується дотримуватися таких правил делегування :

  • Делегуйте завдання своєчасно. Виконавець повинен мати запас часу для нормального планування своєї роботи.
  • Передавайте роботу тільки тим співробітникам, які мають відповідну кваліфікацію, що дозволяє впоратися з новими функціями.
  • Давайте зрозумілі, чітко поставлені завдання з формулюваннями, які не допускають подвійних трактувань.
  • Якщо проект досить складний, встановлюйте проміжні терміни. Це дозволить якісно і вчасно зробити роботу.
  • Передбачте для себе запас часу. Наприклад, якщо роботу потрібно виконати за 5 днів, дайте співробітнику термін в 3 дня. Так ви залишаєте можливість для маневру, якщо виконавець не впорається із завданням.

Крім цього, важливо залишатися завжди відкритим для контакту з виконавцем, щоб він міг проконсультуватися з виконання роботи.Переваги делегування

Переваги делегування

Головний плюс делегування для керівника полягає в тому, що він розвантажує себе від рутинних завдань, передоручаючи їх виконавцям. Завдяки цьому управлінець звільняє час для основної роботи, спрямованої на побудову стратегії розвитку бізнесу, ведення переговорів, взаємодію з партнерами, контроль і аналіз звітів. Крім цього, делегування допомагає запобігти зриву дедлайнів по складним завданням.

Для співробітників делегування стає додатковою можливістю професійного і кар'єрного зростання. Працівник отримує завдання «зі світу» керівника, які виходять за рамки його повсякденних обов'язків. Це дозволяє освоїти нові напрямки роботи, навчитися виконувати більш складні функції. Якщо працівник добре справляється з делегованими завданнями, керівник помічає його, що збільшує шанси на підвищення. Крім цього, завдяки делегуванню персонал краще розуміє функції і мотивацію керівництва, що покращує взаємодію в колективі.

Переваги делегування мають цілком відчутні обриси. Так, за результатами дослідження Gallup, проведеного в 2013 році, компанії, в яких топ-менеджмент ефективно делегує повноваження, отримують виручку в середньому на 33% вище в порівнянні з фірмами, керівництво яких не володіє цією навичкою.