Етапи управління персоналом та їх зміст

Ефективність діяльності будь-якої компанії в значній мірі визначається тим, наскільки грамотно в ній побудована робота з управління персоналом. Основне завдання тут полягає в тому, щоб максимально реалізувати кадровий потенціал, мінімізувати витрати на утримання працівників і ризики, пов'язані з людським фактором. У цьому допоможе сучасний кадровий менеджмент. Він передбачає організацію управління персоналом за певним алгоритмом, який включає наступні основні етапи:

• планування потреби компанії в співробітниках;
• залучення кандидатів, їх відбір та прийом на роботу;
• адаптація нових працівників на робочому місці;
• управління трудовою поведінкою, контроль та оцінка діяльності персоналу;
• ведення кадрового діловодства.

Розглянемо докладніше зміст кожного з цих етапів.

Планування потреби в персоналі

Ключовий етап управління — планування потреби організації в персоналі. Необхідно розробити техніко-економічне обґрунтування виробничих функцій різних категорій співробітників. При цьому кожній функції повинна відповідати певна компетенція, що включає професію, необхідний рівень кваліфікації, повноваження.

При визначенні необхідної чисельності штату враховується обсяг робіт, який може бути виконаний в одиницю часу людиною відповідної кваліфікації. Інший підхід передбачає врахування стандартних нормативів чисельності по аналогу з подібними організаціями.

За результатами планування повинні бути підготовлені наступні висновки:

• яку кількість персоналу потрібно залучити;
• наймати власних працівників або і скористатися аутсорсингом персоналу;
• чи потрібно переучувати наявних працівників, або найняти на їх місце нових;
• як найбільш ефективно використовувати потенціал співробітників;
• чи потрібно займатися підвищення кваліфікації;
• які методи мотивації працівників краще використовувати.

При плануванні важливо враховувати динаміку кадрів, в тому числі вихід частини персоналу на пенсію, вибуття за іншими причинами, завершення терміну договорів найму в аналізованому періоді, зміни стратегії.

Залучення і відбір кандидатів

Для залучення кандидатів використовуються різні методи, в тому числі:

• розміщення реклами, оголошень в ЗМІ, на сайтах;
• розміщення вакансій на сайтах пошуку роботи;
• звернення до центру зайнятості;
• послуги кадрових агентств;
• запрошення студентів на стажування.

Крім цього, важливо провести відбір залучених кандидатів за компетенціями. Мета — із загального числа можливих претендентів взяти на роботу тільки тих, хто зможе ефективно виконувати виробничі обов'язки на своїй позиції. Крім цього, рекомендується формувати кадровий резерв з кандидатів, яких буде доцільно запрошувати на роботу в першу чергу при звільненні вакансії.

Для ефективного відбору необхідно точно визначити критерії та вимоги до персоналу. Основними заходами по вибору кандидатів можна назвати обробку резюме, проведення співбесід, перевірку знань і практичних навичок.

Якщо компанії необхідно залучити велику кількість співробітників з невисокими вимогами до кваліфікації та досвіду, буде доцільно скористатися послугою масового підбору персоналу.

Адаптація нових працівників

Адаптація нових співробітників — обов'язковий етап, якщо ви хочете домогтися від персоналу ефективної праці. Новоприйнятого працівника необхідно якомога швидше ввести в курс справ на його ділянці роботи, довести до нього порядок взаємодії між колегами та між окремими структурними підрозділами. Він повинен чітко розуміти, що від нього вимагається на робочому місці, і як добиватися необхідних результатів. Також новий персонал повинен пройти всі обов'язкові інструктажі з техніки безпеки.

Управління трудовою поведінкою, контроль і оцінка

Цей етап управління персоналом можна назвати постійним та безперервним. Він починається відразу після першого набору співробітників новою організацією і припиняється тільки з її закриттям.

Управління трудовою поведінкою персоналу передбачає виконання таких заходів:

• розробка, впровадження та використання заходів стимулювання і мотивації ефективної праці;
• формування та підтримка виробничої культури в колективі організації;
• відстеження виникаючих конфліктних ситуацій;
• профілактика конфліктів, їх оперативне вирішення.

Робота персоналу вимагає постійного контролю з боку менеджменту організації. Без цього знижується ефективність праці навіть свідомих працівників. Тому грамотне управління передбачає використання заходів стягнень і заохочень. Основні заходи мотивації персоналу пов'язані з матеріальною винагородою — підвищення заробітної плати, виплата премій, інших заохочень. Також працівник повинен розуміти, що його ефективна робота відкриває для нього перспективи просування по службі. Кадрове управління також передбачає розробку комплексу нематеріальних заохочень.

В організації необхідно розробити об'єктивну систему оцінки роботи співробітників. Крім цього, важливо підтримувати взаємозв'язок між ними і менеджментом, щоб кожен член колективу знав, наскільки керівництво задоволене його діяльністю на робочому місці.

Кадрове діловодство

Трудові взаємини роботодавця з персоналом достатньо жорстко контролюються державою. Порушення, допущені в цій сфері, загрожують серйозними адміністративними штрафами не тільки організації, але і відповідальним посадовим особам. Тому кадрове діловодство необхідно вести чітко і точно. Важливо своєчасно оформляти всі необхідні документи по руху кадрів в організації з використанням форм бланків, передбачених чинною нормативною базою. Для цього повинна бути сформована компетентна кадрова служба. До вирішення багатьох питань з управління кадрами доводиться додатково залучати юристів, фахівців економічної служби, бухгалтерії.

До роботи за цим напрямком необхідно підходити максимально серйозно. Допущені помилки та порушення можуть значно знижувати ефективність бізнесу, призводити до штрафних санкцій. Також можуть виникати трудові спори, які не тільки викликають незаплановані витрати, але і негативно позначаються на іміджі компанії.

Значно скоротити навантаження, пов'язане з кадровим діловодством, уникнути багатьох помилок без шкоди для основних бізнес-процесів організації допоможе послуга аутстафінгу персоналу.