Як зменшити витрати на персонал в умовах кризи

У цій статті можна дізнатися:

• про аутсорсинг, як головному методі зниженні витрат коштів на персонал;

• про порівняння витрат на аутсорсинг і утримання штатного персоналу;

• про сфери аутсорсингу, які мають попит;

• про те, які обов'язки на себе бере аутсорсингова організація.

Опис глобальної проблеми з точки зору кризи

2020 рік можна сміливо назвати періодом турбулентності. Витрати в комерції ростуть, а економіка стоїть на місці. Згідно з деякими прогнозами, офіційні дані по безробіттю в Україні вже в найближчі місяці можуть скласти 10%.

 

Причини кризи, що насувається для компанії можуть бути зовнішніми та внутрішніми. До зовнішніх причин, на які вплинути не можна, відносять стан національної економіки й політики, корупцію і злочинність, недостатнє антимонопольне законодавство. Ознаки кризи, викликані внутрішніми причинами:

• зменшення обсягу продажів;

• зниження оборотного капіталу;

• зростальний борг перед кредиторами й борг із зарплат.

У 2020 році великі організації й малий бізнес зіткнулися з необхідністю перевести частину співробітників на віддалений режим роботи, обмежити кількість робочих днів і зберегти оплату праці. Криза підштовхнула бізнес до необхідності вибудовувати чіткий план дій і скоротити витрати без збитку для персоналу.

Чому штат співробітників не виправдовує витрати на утримання в умовах кризи

Витрати на штат співробітників повинні бути пропорційні матеріальній базі підприємства, але в умовах кризи ця база зменшується. Деякі функції підприємства доводиться урізати в фінансуванні. Тому постає питання про те, де брати кошти на утримання персоналу, який ці функції виконував.

Скорочення чисельності персоналу для задоволення короткострокових імперативних витрат часто має довгострокові негативні наслідки, а витрати на повторне найняття персоналу, коли економіка відроджується, є дорогими. Цей спосіб можна використовувати тільки в крайньому разі, оскільки він не є результативним.

Чому потрібно терміново вживати заходів і яка загроза є, якщо цього не зробити

Якщо на ознаки кризи вчасно не відреагувати, чи не звести витрати до мінімуму, це може привести до втрати клієнтів, бізнесу та банкрутства компанії. Одне з результативних напрямків економії грошей — економія на утриманні штату.

Шляхи розв'язання проблеми

Способи зменшення витрати на персонал, які компанії можуть застосувати:

• Перекласти штатний персонал на неповний робочий день.

• Реєстр ефективності співробітників. Компанії повинні вивчити списки кадрового складу, щоб побачити, що штат використовується ефективно.

• Відокремити хороші витрати від поганих. Керівнику потрібно розробити свою стратегію. Якщо мета полягає в тому, щоб розвинути бізнес на 100% протягом найближчих трьох років, то можна скорочувати персонал продажів. Також мета полягає в тому, щоб збільшити свою частку в «гаманці» клієнтів, потрібно розробляти нові продукти, а продавці тут не допоможуть. Одна з великих помилок, яку компанії роблять у важкі часи — це скорочення маркетингового бюджету. Ця стратегія говорить ринку, що компанія не хоче рости та входить в режим виживання.

• Надіслати співробітників на примусові свята. Персоналу можна запропонувати відпустку.

• Забезпечити результативну роботу персоналу. Щоб робити висновки про ефективність, потрібен аналіз використання робочого часу кожним співробітником.

• Використовувати аутсорсинг і аутстафінг персоналу. Аутсорсинг — головний інструмент для зниження витрат фірми на персонал.

Аутсорсинг — як основне рішення й інструмент для зниження витрат

Поняття аутсорсинг з'явилося в нашій термінології недавно, не більше ніж 25 років тому, тоді як на Заході воно використовувалося давно. Вартість співробітника, що працює повний робочий день, в 1,5-2 рази перевищує суму його заробітної плати, тому вигідніше використовувати аутсорсинг або аутстафінг.

Аутсорсинг персоналу — це передача частини робіт, послуг або функцій компанії зовнішньому провайдеру, у якого досить людей для її здійснення. Іншими словами, це передача підряднику певних функцій компанії.

Аутстафінг представляє інший інструмент з оптимізації витрат, який полягає у виведенні власних співробітників за штат і оформлення їх в інших компаніях, які продовжують працювати на колишньому місці як основний персонал. При цьому вони є працівниками іншої організації.

Щоб прийти до остаточного рішення про притягнення аутсорсингу, потрібно обміркувати наступні питання:

• Як розрахувати витрати на аутсорсинг?

• Чи існують приховані або непрямі витрати?

• Як аутсорсинг може знизити витрати?

• Чи існують передові методи для скорочення витрат, пов'язаних з аутсорсингом?

Як розрахувати витрати на аутсорсинг і економію

Одним з найкращих підходів до розрахунку економії зовнішніх витрат є диференційований аналіз витрат. Цей підхід допомагає в точній оцінці вартості аутсорсингу і в понятті скільки компанія буде економити. Ось чотири кроки до визначення його вартості:

1. 

   Проаналізуйте головну операцію на аутсорсинг і вкажіть її кількість і якість разом з вашими бізнес-уподобаннями. Це допоможе провести відмінності між операціями, які можна зробити самому і послугами, які можуть знадобитися для аутсорсингу.

2. Коли ви знаєте, з якими функціями потрібен аутсорсинг, прийшов час розрахувати, скільки можна витратити, не отримуючи ці операції на стороні, а зробивши їх самостійно. Це буде включати витрати за наймання, податки, заробітну плату. Також розробку програмного забезпечення, витрати на обладнання, матеріали, пільги.

3. Розрахунок загальної вартості аутсорсингу включає все: від ціни пропозиції, вартості адміністрування контракту, погодинної ставки за кілька годин роботи, ціни на адміністрування завдань.

4. Обчислення остаточної економії. Це можна зробити шляхом отримання різниці від загальних витрат самостійного розв'язання задачі й загальної вартості аутсорсингу.

Знаючи цифри й роблячи розрахунки, можна дізнатися, скільки компанія може заощадити шляхом аутсорсингу. Щоб прорахувати це, потрібно враховувати й приховані витрати на аутсорсинг.

Приховані витрати

Ефективно враховувати всі приховані й непрямі витрати при розрахунку загальних витрат на аутсорсинг. Деякі з прихованих витрат:

• створення договору;

• управління проєктом і моніторинг під час ітерації;

• пошук правильного виконавця;

• нові віртуальні середовища для спільної роботи й комунікації;

• нав'язані посередники для забезпечення проєкту.

Як аутсорсинг може знизити витрати

Способи, за допомогою яких аутсорсинг скорочує витрати компанії:

• зниження вартості підбору персоналу;

• використання низьких зарплат в деяких країнах;

• збільшення продажів;

• відсутність витрат на навчання співробітників;

• отримання останніх технологій за нижчою ціною;

• оплата за продукт без зобов'язань.

Зниження вартості підбору персоналу

Одним з перших витрат, з якими компанія стикається, є вартість найму. Потрібно мати систему відстеження кандидатів, команду кадрів, сканувати резюме або навіть отримати послуги з підбору працівників, щоб знайти правильного виконавця. Аутсорсинг скорочує витрати на підбір персоналу.

Збільшення продажів

Як тільки ви почнете аутсорсинг вашої бізнес-операції, прибуток компанії гарантовано збільшиться. Складні завдання делегуються аутсорсинговим постачальникам послуг, штатна команда може працювати над основними операціями й над поліпшенням якості обслуговування клієнтів.

Відсутність витрат на навчання співробітників

Цифрова екосистема розвивається і кожен день з'являється нова технологія або оновлення наявних. Навчання команди може бути витратним. Цього можна уникнути, використовуючи найманий персонал.

Отримання останніх технологій за нижчою ціною

Пошук нових технологій в кожній країні оцінюється по-різному. При аутсорсингу можна використовувати мінімальну ціну. Це одне з головних переваг.

Оплата за продукт без зобов'язань

Коли ви наймаєте розробника, є певні зобов'язання стосовно нього. Компанія зобов'язана продовжувати платити за ресурс, попри те, що він не використовується повною мірою, але з аутсорсингом таких зобов'язань немає. Потрібно тільки оплатити послуги і як тільки проєкт буде завершений, трудові відносини припиняються.

Передові методи роботи з аутсорсингом: управління проєктом

Один з методів економії з використанням аутсорсингу — отримання керованих проєктів. Ви отримаєте менеджера проєкту, розробників і необхідні технології при такому підході. Все, що вам потрібно зробити, це визначити масштаб проєкту і ви отримаєте на виході завершений проєкт у встановлений термін. Замість того, щоб шукати розробників або команду, керована модель обслуговування може заощадити час, а також гроші.

Поєднавши різні компанії, що займаються виконанням різних частин проєкту, ви зможете заощадити час і кошти. Замість повного проєкту, можна використовувати залучених співробітників для виконання тієї чи іншої послуги.

У яких сферах популярний аутсорсинг

Аутсорсинг може торкнутися будь-якого напрямку юридичної діяльності:

• IT-напрямків і SMM, оскільки все більше організацій розвиває онлайн-бізнес і їм потрібно SEO-просування, взаємодія з блогерами, створення сайтів, написання програм.

• У компаніях, що надають «швидкі» послуги. Наприклад, аутсорсинг кур'єрів,оренда вантажників, залучення тимчасових співробітників (фасувальників, мерчендайзерів, пакувальників).

• Промисловість. Можлива передача виготовлення продукції заводу, а за собою фірма залишає завдання по реалізації та просування товару.

• Фінанси. Можна передати всі обов'язки з ведення бухгалтерського обліку та складання звітності на аутсорс.

• Юридичне право. Компанії вигідно не тримати юриста в штаті, а використовувати послуги стороннього працівника, користуючись консультаціями.

• Телемаркетинг. Можна замовити послуги кол-центру з продажу або технічної підтримки.

Чому все більше підприємств використовують аутсорсинг

У 2020 році підприємці змогли «протестувати» варіант віддаленої роботи та оцінити його переваги. Компаніям вдалося зрозуміти, які відділи можна перевести на віддалену роботу, яких працівників можна вивести зі штату і використовувати аутсорсинг.

Вирішальним фактором чому все більше підприємств використовують аутсорсинг стало питання економії фінансових ресурсів шляхом зниження витрат на електроенергію, навчання персоналу, оренду місць для співробітників.

Які обов'язки на себе бере аутсорсингова організація

Аутсорсингова компанія бере на себе обов'язки в залежності від діяльності компанії. Це можуть бути:

• робота HR-менеджера або PR-відділу;

• ведення бухгалтерської та податкової звітності;

• клінінгові послуги з прибирання офісу;

• розробка програм або дизайну сайтів;

• логістика, складське управління і доставлення продукції;

• виготовлення та пакування товару.

Очевидно, що за аутсорсингом майбутнє і нові можливості, якщо компанія бажає залишатися конкурентоспроможною. Цей спосіб допоможе знизити витрати на бізнес без шкоди для якості роботи й збільшити рівень продуктивності.