Основні помилки при роботі з аутсорсинговими компаніями

Згідно з прогнозами Grandview Research, до 2030 року ринок аутсорсингу персоналу та бізнес-процесів зростатиме на 9% щорічно. В умовах українських реалій, де дефіцит кадрів стає все гострішим, аутсорсинг виступає не просто трендом, а необхідністю. Це інструмент, що допомагає компаніям економити ресурси, масштабуватися та швидко реагувати на зміни ринку. Звучить ідеально, правда? Проте на практиці далеко не всі бізнеси отримують бажані результати. Чому ж так?

Як і будь-який інструмент, аутсорсинг вимагає правильного та виваженого підходу. Це не чарівна пігулка, а стратегічне партнерство, яке потребує планування, розуміння ризиків та вміння налагоджувати ефективну співпрацю.

Які ж існують помилки при роботі з аутсорсинговими компаніями та як їх уникнути, щоб отримати бажаний результат?

Відсутність чіткого плану перед передачею завдань на аутсорсинг

Одна з найбільших помилок — хаотичний підхід. Часто рішення про делегування завдань ухвалюються поспіхом, без аналізу реальних потреб і бізнес-процесів. Власники або керівники просто бачать «дірки» у роботі компанії й намагаються закрити їх за допомогою аутсорсу. Однак, якщо внутрішні процеси не налаштовані та не працюють ефективно, передача функцій зовнішнім підрядникам лише створить додатковий хаос. 

Як це вирішити?

• Аудит внутрішніх процесів. Проведіть ревізію власних процесів. Визначте, що працює добре, а що потребує покращень. 
• Чітке формулювання завдань. Складіть детальний опис функцій, які передаєте на аутсорсинг. Визначте KPI, стандарти якості, строки виконання та відповідальність сторін тощо.
• Оптимізація перед передачею. Спробуйте спростити або покращити процеси перед тим, як залучати аутсорсера. Наприклад, якщо передаєте облік товарів, впровадьте єдину електронну систему, щоб уникнути дублювання даних і плутанини.
• Пілотний запуск. Почніть з обмеженого масштабу, щоб перевірити ефективність співпраці. Це допоможе виявити слабкі місця та удосконалити процес перед тим, як масштабувати його.

Надмірні очікування від аутсорсингу

Багато бізнесів очікують миттєвих результатів, абсолютної автономності підрядника та мінімальної власної участі. Проте реальність інша: аутсорсинг — це не повна заміна внутрішніх процесів, а інструмент для їх оптимізації.

Наприклад, мережа магазинів звертається до аутсорсингової компанії для пошуку персоналу: касирів, продавців-консультантів або фахівців для викладки товарів. Власники очікують, що нові співробітники одразу працюватимуть на рівні штатних, знатимуть особливості продукції, стандарти обслуговування та правила взаємодії з клієнтами. Але якщо немає належного навчання та адаптації, вони можуть робити помилки та працювати менш ефективно. У результаті замовник незадоволений, хоча проблема полягає не у компетенціях працівників, а в їх недостатній інтеграції.

Як це вирішити?

• Визначити реальні потреби. Перед початком співпраці важливо чітко зрозуміти, які саме завдання має виконувати аутсорсер, які результати очікуються та в які терміни.
• Забезпечити чітку комунікацію. Аутсорсинг не працює за принципом «віддати та забути про проблему». Потрібно регулярно взаємодіяти з підрядником, уточнювати деталі, коригувати процеси та давати зворотний зв’язок.
• Закласти адаптаційний період. Навіть досвідчений аутсорсер потребує часу, щоб зрозуміти специфіку бізнесу. Закладіть тестовий період для налаштування взаємодії.

Поспішне ухвалення рішень

Іноді компанії приймають рішення про аутсорсинг у критичних ситуаціях, коли все «горить», а проблеми досягли свого піка. Внаслідок цього вибір підрядника відбувається без належного аналізу, а компанія отримує неякісні послуги або натрапляє на труднощі в комунікації та інтеграції аутсорсера у свої процеси.

Як це вирішити?

• Виділити час на аналіз. Рішення про аутсорсинг має прийматися з урахуванням довгострокових наслідків. Визначте які саме завдання потребують зовнішньої допомоги, скільки людей потрібно, якими мають бути критерії пошуку персоналу, на яких посадах є дефіцит ресурсів і які з цих завдань є пріоритетними.
• Обговорити з менеджерами на всіх рівнях. Важливо залучити керівників відділів та ключових співробітників, які працюють із відповідними процесами. Кожен з них може дати реальну оцінку поточних проблем та потреб.

Співпраця з аутсорсинговими компаніями, що «роблять усе»

Ринок аутсорсингу рясніє пропозиціями від компаній, які запевняють, що можуть «все». Вони обіцяють вирішити будь-які бізнес-завдання — від IT-розробки й маркетингу до бухгалтерії та HR. Однак, це часто обертається розмитістю компетенцій і, як наслідок, низькою якістю послуг. Типова «пастка універсальності», за яку надалі розплачується замовник.

Наприклад, якщо компанія шукає працівників на виробництво, потрібно, щоб аутсорсер знав специфіку виробничих ліній, на якому обладнанні доведеться працювати, які задачі виконувати. Звернення до підрядника, який раніше займався підбором клінерів і мерчендайзерів, не буде ефективним. 

Як це вирішити?

• Обирати вузькопрофільних спеціалістів. Найкращий варіант — це компанії, що спеціалізуються на конкретних послугах і мають експертизу у вашій галузі.
• Перевіряти кейси. Дізнайтесь, з якими клієнтами працював потенційний підрядник, які результати він демонстрував у конкретних напрямках.

Зв'язатися з нами

Оформіть заявку

Ми знайдемо швидке рішення саме для вашого бізнесу! Залиште заявку та вивільніть ресурси для розвитку компанії!

Залишити заявку

Робота одразу з кількома підрядниками

Іноді бізнеси намагаються розподілити завдання між кількома аутсорсинговими підрядниками, сподіваючись отримати вигідніші умови або спеціалізовані послуги. Наприклад, одну компанію залучають для рекрутингу, іншу — для навчання персоналу, третю — для юридичного супроводу. Однак відсутність єдиного центру управління створює хаос: підрядники можуть дублювати функції, нести відповідальність лише за свою частину роботи, не синхронізувати дії, що ускладнює контроль і може спричинити операційні збої.

Як вирішити?

• Вибір одного комплексного партнера. Працюйте з аутсорсинговими компаніями, які можуть закрити весь спектр необхідних послуг. Це зменшить ризики непорозумінь та полегшить контроль.
• Єдина контактна особа. Навіть якщо неможливо обійтися без кількох підрядників, призначте відповідального менеджера всередині компанії або делегуйте управління одній аутсорсинговій компанії, яка координуватиме роботу інших.
• Синхронізація процесів. Перед початком співпраці узгодьте механізм взаємодії між підрядниками, розподіл зон відповідальності та формат звітності.

Недооцінка реальних витрат

Фокусуючись лише на ціні послуг при пошуку аутсорсингової агенції, компанії часто не враховують додаткові витрати, які можуть суттєво вплинути на підсумкову вартість аутсорсингу. До них належать: адаптація персоналу, контроль якості, спецодяг чи інвентар, витрати на перекладача (якщо це іноземні працівники), юридичний супровід тощо. У результаті дешевий підрядник може виявитися дорожчим через приховані операційні витрати та можливі ризики, пов’язані з неякісною роботою. Тож, краще обирати тих, хто пропонує повний супровід і враховує все це у вартості своїх послуг.

Як вирішити?

• Повний розрахунок витрат. Перед підписанням договору складіть детальний кошторис співпраці. Врахуйте не лише вартість послуг підрядника, а й потенційні додаткові витрати.
• Прозорий договір. Чітко зафіксуйте у договорі всі фінансові аспекти, включно з можливими додатковими платежами. Уточніть, чи входять у вартість адміністративні витрати, компенсації за форс-мажори та ризики.

Відсторонення підрядника від внутрішніх процесів

Деякі компанії сприймають аутсорсинг як повне делегування функцій, не залучаючи підрядника до внутрішніх процесів і стратегічних цілей бізнесу. У результаті аутсорсер працює «в ізоляції», не розуміючи ключових аспектів компанії, її культури, особливостей продукту чи клієнтів. Це може призвести до неефективної роботи, невідповідності очікуванням та додаткових витрат на коригування помилок.

Як вирішити?

• Введення підрядника в бізнес-процеси. З самого початку співпраці надайте аутсорсеру повне розуміння вашої компанії: місію, цілі, цінності, ключові процеси та очікування. 
• Доступ до важливої інформації. Забезпечте підряднику доступ до актуальних даних, які впливають на його роботу, — зміни у продуктах, умовах, оновлення регламентів тощо.
• Контроль та зворотний зв’язок. Регулярно оцінюйте ефективність роботи аутсорсера, збирайте відгуки від співробітників і клієнтів, коригуйте співпрацю відповідно до змін у бізнесі.

Fillin — ефективні аутсорсингові рішення для вашого бізнесу

Fillin — один з лідерів на ринку аутсорсингу персоналу в Україні. Нам довіряють найбільші ритейл-компанії, виробники, логістичні та аграрні підприємства, зокрема Meest Express, Delivery, FM Logistic, Carlsberg, МХП, Три Ведмеді, Вітмак Агро, Верес, Ніжин, Novus, Eva, Puma та багато інших.

Маємо понад 25 тисяч кваліфікованих працівників, готових працювати за вашим графіком — вранці, ввечері, у пікові сезони, вихідні та святкові дні.

Що ви отримуєте, звернувшись до Fillin?

Ми надаємо комплексне рішення для вашого бізнесу, що включає: пошук персоналу, відбір, юридичне оформлення, навчання, документообіг, нарахування зарплатні, оподаткування та звільнення. Ми відповідаємо за весь процес управління персоналом та забезпечуємо високу якість роботи. Якщо кандидат не відповідатиме вашим вимогам, ми оперативно замінимо його.

Звʼяжіться з нами, щоб дізнатися більше та отримати індивідуальний прорахунок.

Поділитись