Оцінка ефективності аутсорсингу

Аутсорсинг в Україні починає масштабно застосовуватися в різних сферах бізнесу. У зв'язку з чим стає потрібне розв'язання задачі оцінки його ефективності. А саме: в організаційних питаннях і вкладеннях, аналізі ризиків. Якщо ступінь ефективності не встановлена, то компанії зазнаватимуть збитків.

Кожен постачальник послуг, проводячи аутсорсинг персоналу, повинен мати методику розрахунків, яка зараз здебільшого стосується тільки фінансових переваг, а аналіз збитків і можливості ризиків упускається. З цієї причини підприємства іноді після впровадження аутсорсингу відмовляються від нього, повертаючись до звичного укладу справ.

Аутсорсинг як ефективний інструмент в бізнесі й на підприємстві

Аутсорсинг був створений в 1962 році американською фірмою EDS, як концепція ефективної стратегії управління бізнесом. Ця компанія і зараз займається аутсорсинговими й аутстафінговими послугами в IT. Науково досліджувати аутсорсинг почали тільки з 90-х років XX століття. З того часу почали з'являтися публікації, що розповідають про побудову різних моделей.

Ефективність в бізнесі

Практики в цих моделях намагалися знаходити способи оптимальних стратегій бізнесу з впровадженням аутсорсингу. Були також статті про різне застосування методик. Значення аутсорсингу сьогодні можна порівняти з інжинірингом 90-х. В Україні в ділових колах це слово ще 10 років тому зовсім не згадувалося, тепер же аутсорсинг цілком охоплює такі функції компаній, як:

• кадрове діловодство

• бухгалтерія

• дослідження

• розробки.

Зараз аутсорсери беруть на себе не тільки периферійні функції підприємств, наприклад, аутсорсинг вантажників або аутсорсинг складських послуг, а й ключові. У ранні роки передачу деяких функцій сторонній організації замовники застосовували тільки для обходу державних обмежень, а для великих компаній користування аутсорсинговими послугами вважалося поганою ознакою, що вказує на недотепну організацію або фінансове нещастя. Тепер все змінилося, аутсорсинг став модним, незалежно від того, користується послугою нове підприємство або концерн.

Оцінка та аналіз ефективності використання аутсорсингу

Аналіз і оцінка необхідні для визначення можливих фінансових ризиків після впровадження аутсорсингу, через які бізнес замовника може не тільки ускладнитися, але і припинити існування. Аналіз стосується як видаткової, так і дохідної частини підприємств. Оцінку ефективності послуги можна розписати по трьох частинах:

1. Складання списку функцій, які варто віддати аутсорсеру.

2. Аналіз ефективності функцій, вже контрольованих аутсорсером.

3. Визначення доцільності вартості зовнішнього діловода.

 

Перш ніж проводити аналіз, потрібно утворити основу для вибору кількох замовників аутсорсингових послуг. Таким чином аналіз буде порівняльним за кожним критерієм, наприклад:

 

• якості функцій

• критичності бізнес-функцій

• керованості функціями в цьому стані справ кожного підрозділу

• інформаційної безпеки

• конкурентних переваг

• фінансових ризиків

• безперервності бізнесу

• наявності на ринку кількості пропозицій таких же послуг

• оцінки загальної вартості послуг.

Серед цих критеріїв виділяйте ті, які мають найбільшу вагу і далі за зменшенням в кожному конкретному випадку. Якщо хоч один з них вказує на неможливість аутсорсингу, тоді ця послуга підприємством замовником не розглядається. Найчастіше таким критерієм, що не підходить, виявляється інформаційна безпека і безперервність бізнесу. Неможливий вихід на аутсорсинг тих функцій, які пов'язані з конфіденційними даними, з небезпечним виробництвом, делікатною специфікою бізнесу.

Бізнес-процеси, які варто віддати на аутсорсинг (в рамках послуг компанії)

Сучасні поняття приходять на зміну старим в міру розширення сфер в бізнесі, в яких може бути долучений аутсорсинг. Керівники нового покоління їх широко використовують і вже мислять глобально. Для них віддача функцій стороннім організаціям означає свободу дій, удосконалення стратегій в важливих напрямках, організованість, концентрація зусиль на ціль. Це додатковий важіль впливу в ділових колах, ефективна оцінка інвестицій, швидкість реагування на кон'юнктуру ринку.

Популярності аутсорсингу додає ділова преса, розрахована на управлінський штат підприємств. Саме керівники відділів здебільшого приймають рішення, яку функцію віддати аутсорсеру. В цілому ж схвалення або відхилення виносить керівник. На аутсорсинг в першу чергу віддають функцію кадрового управління, фінансові звітності, бухгалтерський облік. Варто також віддати всі рутинні функції, якщо від них не можна зовсім відмовитися.

Аутсорсинг — це пізнавальний процес. У компаніях, з кваліфікованими фахівцями також вивчається можливість залучення аутсорсерів в підрозділи й напрямки, які розглядаються як «недоторканні». Наприклад, постачання, гарантійне обслуговування, клієнтський зв'язок, фінансовий аудит.

Основні причини переходу на аутсорсинг

В Україні аутсорсинг почав швидко розвиватися з 2015 року. Послугами здебільшого користуються акціонерні товариства. Тенденція заснована на постійному тиску акціонерів у вимогах зростання доходів. Тому такі компанії більше за інших зацікавлені в перерозподілі ресурсів, спрямування їх на філії, де утворився дефіцит, на дозвіл першочергових стратегічних завдань. Звичайно ж, їх можна вирішити можливими способами, але з їх числа найбільш актуальний аутсорсинг.

Вибір, над якими функціями залишити управління власними силами, а які краще віддати сторонній компанії приймає тільки керівник. Тільки він цілком відповідальний за існування компанії в певній ніші, тільки він може раціонально розподілити функціонал і об'єктивно оцінити економічний ефект. Перехід на аутсорсинг може бути результатом досвіду партнера або конкурента на прикладі наступних критеріїв.

Скорочення витрат

Кожен керівник вважатиме цей ефект достатньою умовою, аби віддати на зовнішнє управління частину функцій. Потрібно тільки проаналізувати ситуацію щодо специфіки своєї організації, а не дивитися на чужий досвід. Це може стосуватися як основного діловодства, так і непрямого. Функції, безпосередньо пов'язані зі зниженням витрат, передають сторонньої організації, яка має у своєму розпорядженні фахівців в певних сферах, які мають практичний досвід.

Переклад постійних витрат в періодичні

Тут мотивація розглядається з двох аспектів. Перший: користування готовою інфраструктурою іншої компанії. Цим можна зменшити витрати на власні підрозділи. А якщо їх можна призупинити, то не будуть потрібні й витрати на заробітну плату. Інший: перерозподіл ризиків; вони автоматично переходять на залучену компанію. До того ж якщо ця залучена організація буде перевиконувати обсяги продажів, то буде можливість мінімізувати вкладення.

Підвищення ефективності певних функцій

Якщо частина функцій бізнесу передається професіоналам, тоді варто розраховувати на поліпшення їх рентабельності та зниження витрат. Така тенденція буде обумовлюватися не тільки збільшенням обсягів робіт, але і завдяки альтернативним підходам в організації процесів. Спеціалізована компанія також може забезпечити професійне зростання персоналу компанії-замовника.

Працюючи над замовленнями за напрацьованою клієнтською базою, фахівець розвивається, удосконалює професійні навички, знаходить застосування своїм знанням. Підвищиться успішність підрозділів компанії, одна з яких займається рекламою, інша — продажами автомобілів, а третя — комп'ютерною або електронною технікою.

Вивільнення ресурсів для перерозподілу

Тут мотивація також розглядається з двох аспектів. Перший полягає в перерозподілі основного капіталу, зусиль і робочого часу для першочергового досягнення життєво важливих цілей. Інший — в подоланні внутрішньої опори з огляду на неоднозначність і багатогранність інтересів компанії; цей факт змушує керівництво звернути увагу на аутсорсингові організації.

В останні пару років ділова преса наголошує ще й на інших аспектах, від яких залежить успіх підприємства. Один з них базується на ситуаціях, коли «усезнавець» керівництва компаній з метою отримання результатів піддає ризикам ті підрозділи, які гостро потребують компетентних працівників, і примушують їх працювати на межі можливостей. Але ж їх доцільніше було б передати аутсорсеру, який забезпечить їх більш професійним управлінням.

Висновок

Хоча в аутсорсингу, як і в будь-якій іншій справі, є недоліки, його концепція надає можливість компанії, незалежно від сфери діяльності, значно підвищити ефективність в стрімко мінливих умовах жорсткої дійсності.

В Україні в цьому плані аутсорсинг особливо актуальний в економіці, в якій технології ускладнюються, а вимоги до професіоналізму персоналу підвищуються. Удосконалення форм і методів управління вимагає фундаментального переосмислення того, як працюють бізнес-процеси в нових умовах, і на підставі цього важливо робити радикальну трансформацію.