Оцінка персоналу як фактор ефективної роботи

Ефективність більшості бізнес-процесів компанії визначається професійними, діловими, особистісними якостями співробітників. Тому порівняно новий для українських реалій напрямок оцінки ефективності персоналу активно освоюється бізнесом різного рівня та галузевої належності.

Розглянемо, що включає оцінка персоналу, що вона дає роботодавцю, які є методи і критерії оцінювання працівників.

Оцінка персоналу: що це таке

Оцінка персоналу є системою параметрів, які дозволяють точно визначити якість і ефективність роботи, рівень професіоналізму, компетенції та знань співробітників. За комплексом показників оцінюються навички, функції, ділові якості працівників. Застосовувані критерії оцінки дають можливість об'єктивно визначити ефективність кожного співробітника, зрозуміти, наскільки він справляється зі своєю роботою. В результаті дається характеристика стану кожного члена команди: справляється або не справляється він зі своїми завданнями, вимагає додаткового навчання або, може бути, вже переріс займане місце. Сучасні методи оцінювання дозволяють прорахувати і загальну ефективність всього колективу.

Оцінку персоналу проводять при появі певних кадрових проблем в компанії. Це можуть бути такі проблеми:

• постійна текучка кадрів;
• зниження продуктивності праці;
• регулярні скарги співробітників на умови роботи;
• управління персоналом без аналітики та ведення статистики;
• реформування кадрової структури, впровадження нової системи управління;
• зміна керівництва компанії, оновлення правил, цілей і т.д.

Частина кадрових проблем вирішується за допомогою аутсорсингу персоналу. У ряді випадків аутсорсингова компанія може надати персонал в оренду. Однак в цілому без комплексної оцінки співробітників виробити ефективні заходи стратегічного вирішення проблем неможливо. Оцінювання проводить власна кадрова служба компанії, або для цієї мети залучаються незалежні експерти.

Об'єктами оцінки виступають працівники, структурні підрозділи, весь колектив компанії. Суб'єкти оцінки – керівництво фірми, фахівці з управління кадрами, запрошені експерти та консультанти.

Важливість оцінки персоналу

Значення оцінки персоналу для бізнесу визначається корисними ефектами, яка вона дає. Серед основних переваг, які дає проведення оцінювання, можна виділити наступні плюси:

• об'єктивне визначення рівня працівників компанії – їх знань, навичок, ефективності, досвіду та заслуг;
• отримання необхідних даних для планування кадрових перестановок;
• просування перспективних співробітників, позбавлення від тих, хто заважає бізнесу розвиватися;
• вдосконалення системи мотивації;
• підвищення організаційного рівня, усунення бюрократичних бар'єрів;
• завдання об'єктивних, зрозумілих і реально досяжних критеріїв ефективності співробітників.

Комплексний ефект від цих переваг полягає в зростанні продуктивності праці, оптимізації бізнес-процесів, підвищення керованості і стабільності. В результаті знижуються витрати, і зростає прибуток компанії.

Цілі оцінки персоналу

Система оцінки персоналу повинна сприяти досягненню наступних цілей:

• Підбір і прийом на роботу співробітників, які максимально відповідають необхідному рівню компетенції, мають необхідний досвід, знання і навички за відповідною вакантною позицією.
• Зниження витрат на підбір персоналу – зменшується кількість співбесід і навантаження на кадрову службу.
• Формування бази чітких об'єктивних критеріїв, які дозволяють при прийнятті будь-яких кадрових рішень в подальшому спиратися на проведений глибокий аналіз.
• Отримання комплексу показників для об'єктивного і неупередженого визначення потенційно корисних і потенційно шкідливих працівників. Формування на підставі цих показників кадрового резерву компанії.
• Створення комфортних умов для роботи, підвищення трудової дисципліни.
• Оптимізація витрат на навчання персоналу без зниження якості за рахунок раціонального витрачання ресурсів.

До завдань оцінки відносять визначення функціональної ролі працівників – зараз і в довгостроковій перспективі. Необхідно визначити потенціал для професійного зростання співробітника, дати оцінку перспективам його кар'єрного просування.

Ще одна важлива задача – визначення можливостей по заповненню навичок, знань і компетенцій, яких не вистачає конкретному працівникові. Одним з результатів проведеної оцінки стає визначення та коригування рівня заробітної плати.

Методи оцінки персоналу

При формуванні системи оцінки ефективності персоналу важливо визначити основні показники для оцінювання. За ними визначається відповідність людини тієї чи іншої посаді, рівень її професіоналізму, ділових та особистих якостей. Формалізація критеріїв дозволяє робити об'єктивну оцінку ефективності співробітників, підрозділів, всього колективу.

Розглянемо основні показники, які застосовуються при оцінці.

Професійні знання та навички (Hard skills)

Цей критерій визначає, наскільки працівник відповідають вимогам як професіонал. Оцінюється рівень його знань і навичок за професією, ефективність вирішення виробничих завдань та інші показники. Це найбільш зрозумілий критерій, який добре піддається кількісної оцінці та легко формалізується. Перевірити компетенцію працівника можна на іспитах, тестах, на основі експертної оцінки та іншими методами.

Особистісні, комунікативні та інші навички soft skills

У цю групу входять показники, для оцінки особистих якостей співробітників. В рамках цього критерію оцінюється комунікабельність працівника, його лояльність або конфліктність, націленість на результат або зосередженість на процесі. Визначаються його лідерські якості, здатність досягати цілей і вирішувати завдання.

Оцінка персоналу за цими показниками дозволяє визначити відповідність працівника посаді та його кар'єрні перспективи. Її зазвичай проводять методами тестування і глибинних інтерв'ю.

Кількісна оцінка результатів роботи

Оцінка персоналу з цього критерію, передбачає використання показників, які приймають як ідеальні. Це може бути план продажів або виробництва, оборот, рівень зростання прибутку, бізнес-цілі і т.д.

Ці показники співвідносяться з реальними результатами, що не тільки дає розуміння різниці і динаміки в цифрах, але і дозволяє розібратися в причинах відхилення від плану. Після детального вивчення цих причин можна оцінити результати роботи співробітників.

При використанні цього методу оцінки персоналу важливо правильно ставити критерії. Планові показники і цілі повинні братися не з повітря, а чітко прив'язуватися до поточної ситуації в компанії. Вони повинні бути досяжні і реальні. При цьому рекомендується передбачати певний запас, що дозволяє врахувати можливість непередбачених подій і змін.

Додаткові критерії

Крім перерахованих основних критеріїв оцінки співробітників, є і додаткові. Їх використання дозволяє отримати більш повну, розгорнуту картину, по персоналу, що займає певні позиції.

Один з таких критеріїв – лояльність до компанії. Від лояльного співробітника можна чекати більш високої якості роботи, дотримання трудової дисципліни, у нього більш висока мотивація. Однак далеко не від усіх працівників є сенс вимагати однакового рівня лояльності. Наприклад, для виконання значного обсягу рутинної роботи можна використовувати персонал в оренду від аутсорсингової компанії.

Ще одним додатковим критерієм можна назвати особливі вимоги до керівників, фахівців високого рівня і вузької спеціалізації. Для оцінки компетенцій цієї категорії співробітників потрібні специфічні критерії та підходи.

Методи оцінки персоналу

Методи оцінки персоналу діляться на якісні та кількісні. Перші є більш глибокими, другі забезпечують більш широке охоплення. Крім цього застосовуються і комбіновані методи, які передбачають використання підходів обох категорій.

Якісні методи

Передбачають оцінку персоналу шляхом вивчення, аналізу і опису. Тут не потрібні точні цифри, а використовується поглиблений погляд і занурення в ситуацію.

До якісних належать такі методи оцінки персоналу:

• Оцінка виконання завдань. Об'єктивно визначаємо, наскільки працівник справляється зі своїми обов'язками.
• Матричний метод. Характеристики конкретної людини зіставляються з оптимальними показниками співробітника на відповідній посаді.
• Метод системи довільних характеристик. Розглядаються найбільш важливі досягнення і провали працівника, формується уявлення про загальну картину.
• Метод 360 градусів. Оцінка співробітника з усіх боків із залученням керівника, колег, клієнтів і навіть його самого.
• Групова дискусія. Проводиться співбесіда за участю керівника, експертів і співробітника з обговоренням його роботи.

Кількісні методи

Більшість компаній вважають за краще використовувати кількісні методи оцінки персоналу. Вони більш зрозумілі і дозволяють отримувати однозначний результат завдяки точності критеріїв.

До основних методів цієї групи відносяться:

• Метод бальної оцінки — співробітник за кожне професійне досягнення в роботі отримує бали. За підсумками місяця або року оцінюються результати.
• Ранговий метод. У період оцінювання співробітники ранжуються по ефективності роботи. За результатами ті, хто очолив рейтинг, йдуть на підвищення, що опинилися внизу можуть бути звільнені.
• Метод вільної бальної оцінки. Професійні та особисті якості персоналу оцінюються за допомогою експертів. Далі бали підсумовуються, і формується підсумковий рейтинг.

Комбіновані методи

У комбінованих методах поєднуються якісне і кількісне оцінювання співробітників. Це дозволяє отримати комплексну оцінку персоналу компанії, яка виявляється найбільш достовірною.

Поширені комбіновані способи оцінювання:

• Метод суми оцінок – всі ключові для конкретної позиції характеристики працівника оцінюються. На їх підставі формується середній показник, який зіставляється з «нормою».
• Система угруповання. Співробітники групуються по рівню ефективності: від найменш ефективних до лідерів. Далі з першої групи відбираються кандидати на звільнення, з другої — на підвищення.

Сучасні методи

Сучасні методи оцінювання персоналу націлені на підвищення ефективності команди, пошук вразливих місць кадрового потенціалу, вироблення пропозицій по навчанню або ротації кадрів.

До основних сучасних методів ставляться такі:

• Атестація. Для персоналу періодично проводять іспити, що дозволяють оцінити рівень компетенції, результати роботи протягом звітного періоду, поточний стан знань і навичок, рівень soft skills. Атестації не проводиться для топ-менеджерів, вагітних жінок, співробітників, що працюють менше року.
• Ассессмент-центр. Проводиться складна багатоденна оцінна процедура, яка ділиться на 3 етапи. Спочатку визначаються цілі оцінки, виконується розробка сценарію, підбір вправ. Далі проводяться ділові ігри, тести, групові дискусії, інтерв'ю, рішення кейсів. Потім для кожного учасника ассессмента проводиться інтеграційна сесія і приймається рішення.
• Ділові гри. Виконується перевірка навичок співробітника і його навчання шляхом м'якої імітації звичайних і нестандартних ситуацій, що виникають під час роботи.
• Метод KPI (Key Performance Indicators) — ключових показників ефективності. При оцінюванні по KPI розробляється кількісні та якісні моделі оцінки, індивідуальні та командні критерії ефективності в поєднанні з експертними і управлінськими компетенціями. Механізм оцінювання по KPI зручний та простий за умови правильного складання і виставлення критеріїв з розумінням завдань.

Етапи проведення оцінки персоналу

Оцінка виконується на різних етапах роботи з кадрами. Розглянемо кожен з цих етапів окремо.

Підбір

Завдання оцінювання — визначити кандидатів, які найкраще відповідають вакантної позиції.

Оцінюються професійні знання і навички (hard skills). Для цього виконується збір інформації з попередніх місць роботи, дані про освіту. У вузькоспеціалізованих областях можливе залучення експерта для вивчення резюме.

Оцінюються особисті і ділові якості кандидатів (soft skills). Для цього їм висилаються тести або кейси, проводяться онлайн або очні інтерв'ю.

Також на етапі підбору персоналу необхідно виконати перевірки:

• достовірності інформації, наданої кандидатом;
• надійності та лояльності кандидата;
• можливих судимостей, грубих порушень на попередньому місці роботи, інших стоп-факторів.

Адаптація нових працівників

Під час тестового періоду необхідно контролювати адаптацію новачків в колективі. Їм має бути комфортне на новому місці, а у компанії повинні бути подальші перспективи для роботи з такими співробітниками. Основна задача на цьому етапі — зменшення звільнень новачків, виділення серед них перспективних і гірших, визначення працівників, яким потрібно навчання.

Для оцінки проводяться інтерв'ю з новими співробітниками, опитування їхніх колег, керівників.

Управління персоналом

На цьому етапі оцінка персоналу необхідна для визначення причин невиконання планів, виявлення проблем в комунікаціях, в том числі прихованих і назріваючих. Для роботи активно використовуються показники KPI, проводяться групові дискусії, опитування, інтерв'ю. Основну інформацію тут дають кількісні критерії. При незрозумілих і спірних ситуаціях використовуються якісні методи оцінювання.

Основні завдання – підвищення ефективності колективу і зниження плинності кадрів. Для цінних співробітників, розробляються індивідуальні системи мотивації, вони отримують нові можливості і перспективи підвищення. Працівників, які визнаються шкідливими, можна замінити.

Звільнення

Це важливий етап роботи з кадрами. Оцінювання персоналу допомагає прийняти вигідне для бізнесу, неупереджене і об'єктивне рішення про звільнення співробітника, який є шкідливим для компанії або погано справляється з обов'язками.

При цьому ставляться непрості завдання оздоровлення робочих процесів, збору зворотного зв'язку від звільненим співробітником, мінімізації його негативного враження для збереження репутації компанії.

Робота з результатами оцінки

Результати оцінки оформляються у вигляді звітів і таблиць. Кількісні дослідження зручні для аналізу в табличній формі, а також у вигляді графіків з короткими висновками. При використанні якісних методів звіт містить докладні описи і висновки експертів. У підсумку керівництво компанії отримує детальну інформацію по співробітнику, яку необхідно правильно використовувати.

Основні правила роботи з результатами оцінювання персоналу:

• Дотримання конфіденційності. До результатів повинно мати доступ обмежене коло осіб, до складу якого входить експерт, спеціаліст і керівник кадрової служби, керівництво компанії. Це необхідно, щоб виключити витік персональних даних.
• Зворотній зв'язок. Результати оцінки необхідно детально, тактовно і чесно обговорити з самим оцінюваним співробітником.
• Доведення до колективу загальних результатів кількісного оцінювання ефективності. Персонал повинен бути обізнаний, досягнуті або не досягнуті контрольні показники. Це є важливим стимулом та інструментом мотивації команди. Особливо це важливо для підрозділів в яких треба постійно домагатися більшого, наприклад, для відділу продажів.

Результати оцінки персоналу повинні бути детально проаналізовані, та по них зроблені висновки. Тільки в цьому випадку процедура має сенс, який виражається в поліпшенні кадрової політики, оптимізації бізнес-процесів і підвищенні ефективності роботи компанії. Якщо результати не аналізуються керівництвом і не служать основою для формування кадрової політики, то процедура оцінювання не тільки буде марною тратою ресурсів і часу, але і стане додатковим стресом для колективу, що негативно відіб'ється на роботі.

Висновок

Регулярна оцінка персоналу – це важливий захід, без якого неможливе повноцінне управління персоналом. Вона дає вам уявлення про колектив і про кожного окремого працівника. Ця інформація допоможе дати просування талановитим і перспективним співробітникам, підтягнути відстаючих, позбутися шкідливих для компанії членів команди. Проводити оцінювання необхідно регулярно, щоб постійно тримати руку на пульсі змін в колективі.

Для отримання точних і корисних результатів необхідно визначитися з застосовуваними методами та інструментарієм. Їх потрібно підбирати під цілі. В одному випадку досить точних і зрозумілих кількісних критеріїв, в іншому — необхідний детальний психологічний розбір з використанням якісних методів.