Поради щодо управління позаштатним персоналом від Fillin

Міжнародна організація праці стверджує, що приблизно 46,5% працівників у світі є самозайнятими. Концертна економіка, яка передбачає тимчасовий, контрактний або позаштатний найм, розвивається та досягає небувалих масштабів. Навіть у таких всесвітньо відомих гігантів, як Google, наразі підрядників та фрилансерів більше, ніж постійних працівників.

Враховуючи цей тренд, який існує, як в крупних корпораціях, так і в стартапах, пропонуємо розглянути основні аспекти управління позаштатним персоналом і поради та стратегії задля організації ефективної співпраці.

Але почнемо з того, чим управління позаштатними працівниками глобально відрізняється від управління постійним штатом. Ось деякі з особливостей:

• Менша мотивація. Позаштатні співробітники розуміють, що вони працюють тимчасово, тому не відчувають значної корпоративної приналежності. В більшості випадків вони зацікавлені лише у виконанні своїх обов’язків, а не в допомозі компанії досягати своїх цілей.
• Обмежений час на адаптацію. На відміну від постійних співробітників, які мають від 1 до 3 місяців на стажування та адаптацію, тимчасовий персонал вимушений пристосовуватися до нових обставин і завдань набагато швидше.
• Підвищена потреба в ефективному керуванні та контролі. Для ефективної роботи позаштатних працівників необхідна чітка комунікація, вибудовані засоби контролю та звітності, а також більша увага до гнучкості та координації в робочих процесах.

Як правильно наймати позаштатних працівників?

До найму позаштатного персоналу можна підходити різними способами, в залежності від того, яких саме співробітників потребує компанія та в якій кількості.

Якщо це поодинокі потреби, в хід можуть піти класичні методи:

• Створення привабливих вакансій на сайтах працевлаштування, безпосередньо компанії, дошках оголошень, у соціальних мережах;
• Впровадження реферальної програми та залучення власних працівників до процесу рекрутингу;
• Використання професійних майданчиків: це стосується як онлайн-платформ (фріланс-бірж, форумів), так і вступу до професійних спільнот, відвідування конференцій з фахівцями відповідної галузі для залучення якісних кандидатів.

Але якщо казати про масове залучення працівників, особливо робітничих професій (клінінг, виробництво, сезонні працівники, співробітники магазинів, складів тощо), то тут діють зовсім інші принципи.

Для компаній, які шукають «синіх комірців», важливо бути помітними саме там, де їх можуть побачити потенційні кандидати. Або ж цей шлях можна довірити аутсорс-компаніям, які спеціалізуються на наймі. Вони беруть на себе весь процес: пошук кандидатів та їх відбір, працевлаштування, ведення необхідного документообігу, адаптацію та навчання, розрахунок, звільнення після завершення контракту та багато іншого.

Дмитро Карпенко, General manager Fillin Ukraine, провів внутрішнє дослідження для визначення найефективніших методів залучення кадрів. І найбільш результативними інструментами за червень-жовтень виявилися: OLX (28,4%), робота власного контакт-центру (21%), та внутрішня база компанії.

Координація та організація роботи позаштатного персоналу

Планування є однією з найважливіших частин процесу управління позаштатним персоналом. Без належної структури ймовірність успіху проєкту значно знижується. Тож, першочергово треба визначити: вимоги, очікування, терміни реалізації, порядок звітності. Визначившись, почніть розподіл завдань.

Розподіл завдань

Чітке делегування обов’язків сприяє більш ефективному та організованому управлінню позаштатним персоналом і допомагає досягти кращих результатів. Що саме мається на увазі?

• Визначте чіткі обов'язки для кожної позиції та ролі. Важливо зрозуміти, які завдання виконує кожен співробітник і як вони впливають на загальний результат.
• Створіть команду з лідером або керівником, який відповідає за координацію робочого процесу. Він може змінювати навантаження, вирішувати конфлікти та вести комунікацію з внутрішнім і зовнішнім персоналом.
• Спостерігайте за виконанням завдань та внутрішньою діяльністю, щоб переконатися, що робочий процес відповідає поточним цілям.
• Встановіть систему звітності, щоб слідкувати за виконанням завдань та відстежувати прогрес кожного окремого працівника та команди в цілому.

Графік роботи

Для забезпечення успішної координації та максимальної продуктивності, рекомендується дотримуватися декількох важливих принципів:

• Забезпечте прозорість графіку. Позаштатні працівники повинні завчасно знати дати та години роботи. Важливо інформувати їх про будь-які зміни та надавати доступ до актуального графіка через зручні інструменти, щоб уникнути непорозумінь та конфліктів.
• Враховуйте пікове навантаження, а також дні підвищеного попиту або сезонних змін, коли потрібна додаткові працівники.
• Встановіть тривалість змін до 12 годин. Не допускайте перевищень. Це допоможе попередити надмірну втомленість та забезпечити безпеку працівників. Дотримання цього правила сприяє збереженню здоров'я, а також виконанню роботи з високою якістю.

Загальна мета — створити такий графік, який враховує потреби компанії та позаштатних працівників.

Зв'язатися з нами

Оформіть заявку

Ми знайдемо швидке рішення саме для вашого бізнесу! Залиште заявку та вивільніть ресурси для розвитку компанії!

Залишити заявку

Мотивація та заохочення позаштатних працівників

Ефективне управління позаштатним персоналом неможливе без мотивації працівників. Це сприяє підвищенню продуктивності, зниженню плинності кадрів та створенню позитивного робочого середовища.

Мотивовані працівники більш зацікавлені у виконанні своїх обов'язків, готові вкладати додаткові зусилля та досягати високих результатів.

Мотивація складається як із зовнішніх, так і з внутрішніх заохочень. Зовнішня мотивація спрямована на задовільнення конкретних потреб та бажань працівника через надання винагороди або вигоди. А внутрішня базується на цінностях, переконаннях, особистих цілях працівника.

Системи винагороди

Загалом, дослідження Society for Human Resource Management визначило, що понад усе для працівників важливі наступні чинники:

1. Повага
2. Гідна оплата праці.
3. Довіра між співробітниками та вищим керівництвом.
4. Безпечність роботи.
5. Можливість застосовувати свої уміння та навички.

У випадку з позаштатними працівниками, особливо робітничих професій, головну роль грає зарплатня та система грошових винагород. Оскільки тимчасові роботи за своєю природою є нерегулярними, більшість «синіх комірців» переживають за свою фінансову безпеку. Тому віддають перевагу тим вакансіям, які пропонують бішу оплату, а також гнучкий розрахунок (наприклад, щотижневий або навіть подобовий).

Серед додаткових матеріальних стимулів можуть бути:

• Премії та надбавки за досягнення результатів. Заохочення працівників бонусами або преміями за виконання конкретних завдань чи досягнення цілей.
• Гнучкі системи винагород. Дайте можливість працівникам самостійно обрати, як вони бажають отримати винагороду (гроші, продукція компанії, додатковий день відпустки, тиждень обідів коштом компанії тощо).
• Доплати за стаж, розряд, тривалість співпраці з підприємством тощо.

Також, серед додаткових мотиваційних стратегій можуть бути: публічне визнання (подяка при колегах, відзнака кращого працівника місяця та ін.), відкрита комунікація та зворотний зв’язок, створення комфортних умов праці (якісна робоча форма, наявність облаштованих гардеробних, душових, кімнат відпочинку) тощо.

Розвиток та навчання

Інвестуючи в розвиток своїх працівників, ви демонструєте свою прихильність до їх індивідуального успіху та надаєте їм інструменти, необхідні для досягнення вищих результатів на своїх посадах. Запроваджуючи навчання ви не тільки вдосконалюєте працівників, але й підвищуєте продуктивність організації.

Тож, що ви можете запропонувати для підвищення мотивації позаштатних працівників?

• Надайте доступ до навчальних програм із професійного розвитку, які допомагають працівникам розвивати навички та компетенції, що необхідні для їхньої роботи.
• Спільно з працівниками створіть індивідуальні плани розвитку кар'єри, які враховують їхні цілі та амбіції.
• Запропонуйте менторство та кураторство від більш досвідчених колег, які нададуть підтримку та розвиток.
• Підтримайте працівників у проходженні сертифікаційних і атестаційних програм для підтвердження їхніх знань і навичок.
• Організовуйте внутрішні навчальні семінари, воркшопи та лекції для обміну знаннями та навичками всередині організації.
• Підтримуйте участь працівників у зовнішніх навчальних програмах, семінарах та конференціях, де вони можуть знайомитися з новими ідеями та технологіями.

Ефективна комунікація з позаштатними працівниками

«Керівники часто сприймають послуги позаштатних працівників, як тимчасове рішення проблем. Але їхній потенціал не обмежується лише цим. Позаштатні працівники можуть принести свої знання та досвід, і доповнити навички ваших внутрішніх працівників. Це сприяє покращенню продуктивності та якості роботи. Варто лише вибудувати діалог», — наголошує Дмитро Карпенко.

Ефективна комунікація з позаштатними працівниками допомагає забезпечити розуміння, зміцнює відчуття включеності та приналежності до команди, сприяє виявленню та розв'язанню можливих конфліктів та проблем, мотивує працівників.

Кожен працівник має чітко розуміти свої завдання, обов'язки та очікування від нього, тому оберіть оптимальний засіб комунікації. Це можуть бути електронна пошта та месенджери, відеоконференції, внутрішні портали та системи.

Визначте форму, в якій буде відбуватися контроль та звітність. Це можуть бути внутрішня CRM-система, програма відстеження робочого часу, система управління та моніторингу проєктами тощо.

Надавайте чіткі інструкції та вимоги щодо виконання завдань і важливих процесів. Забезпечте всією необхідною документацією та інструкціями.

Щоб сформувати прозору комунікацію, зверніть увагу на наступне:

• Регулярно інформуйте працівників про поточні зміни, результати компанії, цілі та очікування.
• Будуйте відкритий діалог. Створюйте можливості для позаштатних працівників висловлювати свої питання, думки та ідеї, і відповідайте на них.
• Використовуйте різні комунікаційні канали.
• Дотримуйтеся відкритості та чесності.
• Періодично оцінюйте ефективність комунікації та шукайте способи її поліпшення.

Висновок

Очікується, що фриланс зросте приблизно на 14% протягом наступних шести років. Все більше компаній віддають перевагу аутсорсингу, аутстафінгу, лізингу працівників для виконання конкретних завдань або проєктів, замість утримання штатних працівників.

Це означає, що позаштатні працівники в найближчому майбутньому стануть важливою частиною будь-якої команди. А знання того, як правильно ними керувати, — це те, що допоможе налагодити продуктивні робочі відносини та забезпечити успішне функціонування вашого бізнесу в умовах зростаючої гіг-економіки.

Якщо у вас виникають труднощі з наймом позаштатних працівників або ви бажаєте спростити цей процес, довіртеся Fillin. Наша команда професіоналів готова взяти на себе всі аспекти найму, координації та контролю позаштатних працівників, дозволяючи вам сконцентруватися на стратегічних завданнях бізнесу:

• надаємо навчений персонал;
• допомагаємо з адаптацією на робочому місці;
• контролюємо та реагуємо на запити;
• відповідаємо за вчасне прибуття персоналу на місце роботи;
• проводимо інструктажі з ОП на підприємстві тощо.

Пропонуємо різні форми найму: аутсорсинг, аутстафінг, лізинг, сезонні роботи тощо. Готові надати вам будь-яку необхідну кількість кваліфікованих працівників, які відповідатимуть поточним вимогам та цілям.

Поділитись