Зв'язатися
Як давати зворотний зв'язок персоналу
Чи знайомі вам проблема плинності кадрів, низької продуктивності та залученості співробітників? Є простий, але дієвий інструмент, який допоможе змінити ситуацію на краще — зворотний зв'язок. Це щира та конструктивна розмова з вашими колегами, яка допоможе їм розкрити свій потенціал, а вам — побудувати згуртовану та ефективну команду.
Зворотний зв'язок, впроваджений з розумом, не лише стимулює працівників, але й робить компанію більш привабливим роботодавцем. Тим самим дозволяє значно розширити коло потенційних кандидатів на вакантні посади.
Що таке зворотний зв'язок?
Зворотний зв'язок — це оцінка ефективності роботи співробітника, яка дається йому за певний період часу чи конкретні дії з урахуванням його досягнень, помилок та потенціалу. Мета фідбека залежить від його типу: позитивний — націлений на підтримку, а негативний — на корегування поведінки чи діяльності. Проте, яким би він не був, за даними Gallup, вчасно наданий зворотний звʼязок і ефективно налагоджена комунікація здатні скоротити плинність кадрів на 14,9%.
Про ефективний зворотний зв'язок можна говорити у тому випадку, якщо за підсумком у співробітника формуються чіткі висновки про результати своєї роботи та розуміння плану подальших дій. Важливо, аби ці висновки збігатися з думками тих, хто надає фідбек.
Види зворотного зв'язку
Важливо зазначити, що не існує єдиного «правильного» виду зворотного зв'язку. Найкращий варіант залежатиме від конкретної ситуації, працівника та цілей, які переслідуються. Загалом, зворотний звʼязок може відрізнятися за такими критеріями:
Швидкість надання зворотного звʼязку
- Миттєвий. Надається одразу після виконання завдання або певної події.
- Відтермінований. Оцінка роботи відбувається через певний час.
Джерело зворотного звʼязку
- Внутрішнє. Надається безпосередньо керівником, колегами або підлеглими.
- Зовнішній. Надається клієнтами, партнерами або іншими зацікавленими сторонами.
Спосіб надання зворотного зв'язку
- Усний (під час розмови).
- Письмовий (за допомогою електронного листа, звіту або відгуку).
Структура
- Формальний. Надається за допомогою чіткої структури та формату, наприклад, оціночних листів, атестацій або опитувань.
- Неформальний. Має вільну форму, наприклад, під час невимушеної розмови з колегами чи керівництвом.
Зміст
- Позитивний. Зосереджується на сильних сторонах та досягненнях працівника.
- Коригувальний. Фокусується на слабких сторонах та можливостях для покращення.
- Інформативний. Надає працівнику інформацію про його роботу, але не містить оцінок.
Мета зворотного звʼязку
- Розвиток. Допомога працівнику в покращенні його навичок та здібностей.
- Мотивація. Підвищення зацікавленості працівника та його залученості до роботи.
- Оцінка. Аналіз роботи працівника для визначення його відповідності очікуванням.
Навіщо потрібен зворотний зв'язок в робочій комунікації
Ефективна комунікація — запорука успіху будь-якої команди. І одним із найважливіших інструментів для її покращення є зворотний зв'язок.
Чому ж зворотний зв'язок такий важливий?
- Покращує роботу. Вчасно наданий фідбек допомагає працівникам зрозуміти, що вони роблять добре, а над чим їм слід попрацювати. Це стимулює до саморозвитку та підвищення якості роботи.
- Створює атмосферу довіри. Відкритість та етичний діалог сприяє тому, що люди почуваються цінними та почутими.
- Розв'язує проблеми. Конструктивна критика сприяє ідентифікації проблем та пошуку шляхів їх вирішення, що, своєю чергою, веде до покращення ефективності роботи команди.
- Підвищує мотивацію. Ефективна комунікація дає чітке розуміння досягнень, визнаючи успіхи та окреслюючи шляхи для вдосконалення.
- Сприяє розвитку команди. Зворотний зв'язок допомагає команді краще розуміти одне одного, вчитися один в одного та працювати більш злагоджено.
Необхідність і масштаби застосування фідбеку залежать від кадрової політики фірми. Очевидно, що для організації, яка активно використовує аутсорсингу персоналу, потреба в цьому напрямі буде нижчою. Але якщо бізнес розраховує на довгострокове зростання та розвиток власної команди, зворотний зв'язок — обовʼязковий елемент управління персоналом.
Ми знайдемо швидке рішення саме для вашого бізнесу! Залиште заявку та вивільніть ресурси для розвитку компанії!
Як давати позитивний зворотний зв'язок співробітнику
- Будьте щирі та конкретні. Не використовуйте загальні фрази на кшталт «чудова робота». Натомість поясніть що саме сподобалося, надайте конкретні приклади. Умовно, «дякую за збір актуальних даних і їх детальний аналіз, це допоможе нам ефективно розподілити бюджет».
- Зосередьтеся на сильних сторонах. Підкресліть позитивні аспекти, досягнення та якості співробітника. За даними опитувань Workleap, 69% працівників відзначили, що виконували б роботу краще, якби бачили визнання своїх досягнень.
- Висловлюйте вдячність. Іноді проста подяка за роботу мотивує не менше, ніж фінансові винагороди. Демонструйте те, що ви цінуєте роботу підлеглих.
- Будьте своєчасні. За даними Gallup, «швидкий зворотний зв'язок» може збільшити залученість співробітників майже в чотири рази. Не чекайте на закінчення кварталу чи проєкту, комунікуйте одразу.
- Пов'яжіть зворотний зв'язок з цілями. Поясніть, як робота співробітника допомогла команді досягти цілей. Продемонструйте яким чином це вплинуло на загальний успіх команди.
Якщо компанія має певні заохочувальні програми, використовуйте їх. Запропонуйте фахівцю нові завдання або проєкти, додаткове навчання або участь у конференціях чи семінарах. Заохочуйте до подальшого росту та розвитку.
Поради від HR-спеціалістів як давати негативний зворотний зв'язок
Негативний зворотний зв'язок — це складна частина роботи управління персоналом. Проте, якщо його давати правильно, він може стати цінним інструментом для професійного розвитку та оптимізації продуктивності. Ось декілька порад від HR-спеціалістів, як давати негативний зворотний зв'язок, аби він був екологічним:
- Уникайте публічності. Перш за все, не критикуйте людину в присутності інших, намагайтеся озвучувати свої зауваження віч-на-віч.
- Почніть з позитиву. Розпочніть розмову з компліменту або визнання досягнень співробітника, аби він був більш схильним до сприйняття зворотного зв'язку.
- Зосередьтеся на поведінці, а не на особистості. Не критикуйте безпосередньо людину, а натомість зосередьтеся на його конкретній поведінці або діях, які ви хочете обговорити.
- Будьте конкретними. Наведіть чіткі приклади роботи або поведінки, яка викликає у вас занепокоєння.
- Запропонуйте конструктивні поради. Не просто кажіть співробітнику, що він робить неправильно. Запропонуйте йому конкретні кроки, які він може зробити, щоб покращити свою роботу.
- Будьте уважні до реакції співробітника. Дайте можливість працівнику висловитися та поставити запитання. Будьте уважні до його почуттів і намагайтеся зрозуміти його думку.
- Завершіть розмову на позитивній ноті. Підкресліть свою віру в здібності співробітника та висловіть свою підтримку його розвитку.
Після розмови важливо відстежувати прогрес співробітника та надавати йому додаткову підтримку, якщо це необхідно.
Моделі надання зворотного зв’язку
Існує багато різних моделей надання зворотного зв'язку та оцінки персоналу, кожна з яких має свої переваги та недоліки. Розглянемо найпоширеніші з них, а також способи їх використання для ефективного управління персоналом.
Модель PIP (позитив — негатив — позитив)
Підходить для надання прямого зворотного зв'язку, коли потрібно чітко окреслити проблемні моменти, але зберегти позитивну атмосферу.
Реалізується так само, як і надання негативного зворотного звʼязку. Все починається з похвали, далі описуються конкретні дії, які необхідно покращити, та закінчується позитивним твердженням або пропозицією допомоги.
Модель «GROW»
Рекомендується використовувати, коли ви хочете допомогти людині встановити цілі та розробити план їх досягнення. Ця модель використовує відкриті запитання, аби працівник самостійно дійшов висновків щодо покращення своєї діяльності та підвищення мотивації.
Відповідно до абревіатури, питання мають наступний характер:
- Goal (мета): Якого результату ви хочете досягти в цьому проєкті?
- Reality (реальність): Як ви оцінюєте свою поточну ситуацію?
- Options (варіанти): Які можливості ви маєте для досягнення своїх цілей?
- Obstacles (перешкоди): Що заважає досягти поставлених цілей?
- Will (воля): Які кроки ви готовий зробити, аби досягти результату?
Формула SOR
Ця модель описує ситуацію (S), поведінку (O) та наслідки (R), щоб чітко окреслити проблему. Підходить для надання конкретного та об'єктивного зворотного зв'язку, коли важливо чітко описати ситуацію та її вплив.
Наприклад: «Сьогодні під час презентації (Ситуація) ти неодноразово перебивав доповідача (Поведінка). Це змусило його відчути себе некомфортно і завадило повноцінно висловити свою думку (Наслідки)».
Шаблон BIFF/BOFF
Цей метод передбачає опис поведінки, її наслідків, емоцій, які вона викликає, та пропонує альтернативні варіанти дій.
Наприклад: «Коли ти невчасно завершуєш задачу (Поведінка), я відчуваю занепокоєння (Почуття), тому що це може призвести до затримок у роботі інших людей та вплинути на загальний результат проєкту (Вплив). Я б хотів, щоб ти повідомляв про будь-які проблеми якомога раніше, щоб ми могли разом знайти рішення (Пропозиція)».
Модель «STAR»
Ця модель зворотного звʼязку описує ситуацію (S), завдання (T), дії (A) та результат (R), щоб структурувати розповідь про успішний або невдалий досвід і зробити з нього висновки.
Наприклад: «Я помітив, що під час розмови з клієнтом ти описував загальні характеристики продукту, але не пояснив, як він може допомогти клієнту розв'язати його проблеми. В результаті клієнт не був зацікавлений у продукті та не здійснив покупку. Я б рекомендував тобі надалі...».
Формула EEC
Ця модель описує емоції (E), поведінку (E) та наслідки (C), щоб допомогти людині усвідомити вплив своїх дій.
Наприклад: «Працівник Y був розчарований, коли отримав технічне завдання для проєкту. У ньому не було чіткого опису які функції мають бути реалізовані. Через це він витратив багато часу на зʼясування деталей та двічі переробляв завдання, що призвело до затримок у проєкті. Він не впевнений, чи відповідає його робота очікуванням замовника, та боїться, що зіткнеться з конфліктом».
Інструменти зворотного зв'язку
Зворотний зв'язок зі співробітником може будуватися за допомогою ряду спеціально розроблених інструментів. Кожен з них розрахований на виконання певних функцій. Їхнє спільне використання допомагає отримати оптимальний результат.
Зустрічі «віч-на-віч»
Це найпоширеніший інструмент зворотного зв'язку. Він дозволяє керівнику налагодити ефективне управління розвитком співробітника, допомагає контролювати його емоційний стан, дає розуміння, як підвищити його ефективність. При правильній побудові особистих зустрічей у довгостроковій перспективі можна отримати максимальну віддачу. Так само і працівник у ході особистих зустрічей із керівником отримує розуміння, які стосовно нього маються очікування. Крім того, це дає можливість поділитися своєю думкою і вказати на наявні проблеми.
Організація зворотного зв'язку за допомогою OKR
Методика Objectives and Key Results (OKR) широко застосовується в управлінні персоналом для визначення бажаних цілей та результатів компанії. Під цілями розуміють конкретні досягнення, що мають цінність для самої фірми та її клієнтів. Ознакою того, що мети досягнуто, є конкретні ключові результати.
Основні можливості методики OKR:
- побудова ієрархії — від цілей фірми до особистих цілей;
- докладання сукупних зусиль колективу у правильному напрямку;
- правильне розміщення акцентів на цілях, що потребують пріоритетної уваги;
- покращення якості та ефективності комунікації між окремими підрозділами організації;
- відмова від централізованого прийняття рішень без урахування позицій окремих підрозділів та спеціалістів;
- забезпечення прозорого та ефективного делегування повноважень.
Опитування задоволеності (eNPS)
Чим успішніші співробітники, тим вище підтримується корпоративна культура організації. Чинне і зворотне правило. Незадоволений персонал не тільки гірше працює, а й створює несприятливу атмосферу у колективі. Зворотний зв'язок дає цінну можливість виявити реальне ставлення персоналу до фірми.
У цьому плані зручним та ефективним інструментом буде опитувальник задоволеності Net Promoter Score (eNPS). Він передбачає проведення анонімного опитування. Застосовується перелік питань, що допомагають отримати комплексну картину настроїв у колективі. Зокрема eNPS допомагає зрозуміти, наскільки працівники задоволені цілями, умовами роботи, ставленням з боку керівництва та всередині команди.
Трекінг настрою
Мотивація та продуктивність працівників значною мірою визначається їх настроєм. Відстеження настроїв у колективі — одне з важливих завдань HR-менеджерів.
У невеликих організаціях для контролю настрою достатньо періодично проводити невеликі співбесіди з людьми. У фірмах з великим колективом побудувати моніторинг у такий спосіб не вдасться. У цьому випадку застосовується інструмент трекінг настроїв, який впроваджено у більшість сучасних HRМ-систем. Він передбачає регулярне проведення невеликих опитувань працівників. За їхніми результатами система оцінює настрої у колективі та відстежує динаміку їх змін.
Потрібно підвищити ефективність персоналу — звертайтесь до Fillin
Шукаєте спосіб підвищити мотивацію співробітників, ефективність їхньої роботи та налагодити комунікацію?
Fillin — це аутсорсингова компанія, яка надає комплексні рішення з підбору та розвитку персоналу, що допоможуть вам досягти ваших цілей.
Що ми пропонуємо?
- Кваліфікований персонал. Маємо широку базу кваліфікованих і мотивованих робітників, які готові вже завтра вийти на роботу на умовах аутсорсингу, лізингу чи аутстафінгу.
- Навчання та інструктаж. Навіть якщо у кандидатів немає досвіду роботи саме у вашій сфері, ми подбаємо про їхнє навчання та проведемо всі необхідні інструктажі, аби вони могли швидко та ефективно розпочати роботу.
- Моніторинг ефективності. Постійно відстежуємо ефективність роботи наших співробітників та надаємо зворотний зв'язок, щоб ви були впевнені, що вони виконують свою роботу на належному рівні.
- Менторство. Пропонуємо нашим співробітникам програму менторства, яка допомагає їм краще адаптуватися до вашої компанії та корпоративної культури.
Якщо у вашого бізнесу немає можливості самостійно займатися всіма кадровими питаннями, звʼяжіться з нами. Ми допоможемо вам підібрати талановитих співробітників, створити команду, орієнтовану на результат, та досягти розвитку персоналу, що стане стратегічним активом та рушійною силою вашого успіху.
Поділитись
Прогноз ринку праці України через трудову міграцію
