Як давати зворотний зв'язок персоналу

Зворотний зв'язок співробітнику — важливий елемент корпоративної культури. Його необхідно впроваджувати будь-якій компанії, що прагне до підвищення ефективності праці та поліпшення атмосфери в колективі. Фідбек дає співробітнику розуміння результатів його роботи, допущених помилок, шляхів їх виправлення. При правильному підході він поліпшує використання трудових ресурсів, та робить вакансії у компанії привабливішими для претендентів.

Зворотній зв'язок: що це таке

Зворотній зв'язок — це відгук на роботу співробітника загалом за певний час і його конкретні дії. Такий відгук може бути позитивним чи негативним. У першому випадку мета фідбека полягає в тому, щоб підтвердити працівникові, що він діє правильно, у другому випадку мета у корекції дій співробітника.

Про ефективний зворотний зв'язок можна говорити у тому випадку, якщо за його результатами у співробітника формуються чіткі висновки про результати своєї роботи та розуміння плану подальших дій. Причому ці висновки повинні збігатися з висновками тих, хто дає фідбек.

Види зворотнього зв'язку

Зворотній зв'язок співробітнику буває різним і відрізняється як у цілях, так і по організаційним особливостям. Виділяють такі основні його види:

• Позитивний. Це найважливіша частина нематеріальної мотивації персоналу. Її мета полягає у закріпленні поведінки персоналу, що дає добрий результат. Якщо ви задоволені роботою співробітника, досить просто говорити йому про це, щоб забезпечити ефективну мотивацію та підвищити лояльність у колективі.
• Негативний, який критикує. Мета — донести невдоволення діями співробітника з боку керівництва. Це найнебезпечніший вид зворотного зв'язку, який найгірше сприймається персоналом. Позитивний ефект досягається у тому випадку, якщо співробітник готовий розвиватися та працювати над собою.
• Конструктивний. Критика часто служить виплеском негативних емоцій і дається, головним чином, заради критики. При конструктивному підході критика продумана і прорахована, спрямована на корекцію поведінки співробітника. Вона враховує його психологічні особливості та не провокує конфлікт.
• Розвиваючий. Націлений зміну поведінки працівника, розвиток його професійних і особистих якостей, корисних компанії та атмосфері у колективу.
• Регулярний. Якщо ви хочете отримати дійсно стійкий ефект, зворотний зв'язок повинен даватися періодично.

Навіщо потрібен зворотний зв'язок

Фідбек дає можливість проінформувати співробітника про те, як сприймаються його дії іншими людьми, як на них реагує керівництво, а також їх наслідки для компанії.

Основні цілі застосування зворотного зв'язку:

• підтримати рівень мотивації працівника, показати, що він цінний фірми;
• чітко показати працівникові цілі та завдання, які ставляться перед ним;
• визначити, з якими причинами пов'язані помилки чи низький рівень мотивації співробітника;
• покращити атмосферу в колективі, підвищити рівень довіри всередині команди, а також між працівниками та керівництвом;
• підвищити згуртованість та командний дух;
• виявити фактори, що заважають швидкому та якісному вирішенню поставлених завдань, що призводять до негативних результатів;
• визначити напрями, які потребують удосконалення чи розвитку задля досягнення прогресу фірми;
• визначити, наскільки персонал задоволений завданнями, відносинами в колективі, атмосферою в компанії.

Необхідність і масштаби застосування фідбеку залежать від кадрової політики фірми. Очевидно, що для організації, яка активно використовує аутстаффінг персоналу, потреба в цьому напрямі буде нижчою.

Як давати зворотний зв'язок співробітнику

Щоб домогтися максимальної віддачі від зворотного зв'язку рекомендуємо дотримуватися низки правил:

• Детально продумайте майбутню розмову, складіть невеликий план. Особливо важливо продумати формулювання негативного фідбека, щоб не образити співробітника. У цьому випадку варто почати з позитивних моментів та плавно перейти до критики. Якщо ж одразу почати з критики, це викличе захисну реакцію та завадить побудові конструктивної розмови.
• Заздалегідь проінформуйте працівника про майбутню розмову. Так він менше переживатиме через несподіваний виклик до начальства, що сприятиме ефективному результату бесіди. Також це допоможе не порушувати план робочого дня.
• Віддавайте перевагу особистій зустрічі віч-на-віч. Не потрібно хвалити чи лаяти працівника при колегах. Це створює йому додаткове емоційне напруження. Крім цього, при сторонніх співробітник може посоромитися поставити уточнюючі питання.
• Уникайте оцінних суджень. Не потрібно оцінювати особисті якості працівника, побудуйте розмову на фактах. Поясніть людині, як її дії впливають на результати компанії, сприймаються колегами. Він повинен сам вирішувати, як використовувати отриману інформацію у подальшій роботі.
• Використовуйте конкретику у коментарях. Детально поясніть працівникові, які його дії призвели до успіху чи невдач.
• Зосередьтеся на виправленні помилок у роботі. Не варто постійно нагадувати співробітнику про його провали. Дайте зрозуміти, що помилятися може кожен, і будь-які помилки можна виправити. При зворотному зв'язку краще зосередитись на подальших діях та шляхах поліпшення ситуації.
• Вибудовуйте діалог із працівником. Під час зворотного зв'язку співробітник повинен не лише отримувати інформацію, але й мати можливість висловити свою думку, поділитися переживаннями. Це може дати цінну інформацію керівництву, а працівникові розуміння, що його думку цінують.
• Шукайте спільне рішення. Важливо зрозуміти суть проблеми разом із працівником та виробити спільну стратегію усунення проблеми. Найкраще побудувати бесіду так, щоб співрозмовник сам запропонував можливі рішення та прийняв на себе відповідальність. Якщо співробітник не має розуміння можливих шляхів вирішення, допоможіть йому. Запропонуйте кілька варіантів, дайте пораду. При цьому не слід чинити тиск. Рішення має бути спільним. Складіть план дій та визначте адекватні терміни його виконання.

Шукайте оптимальні варіанти побудови зворотного зв'язку для вашої компанії. У цьому треба враховувати специфіку бізнесу, чисельність персоналу, завдання конкретних працівників, загальну атмосферу у колективі.

Інструменти зворотного зв'язку

Зворотній зв'язок із співробітником може будуватися за допомогою ряду спеціально розроблених інструментів. Кожен інструмент розрахований на виконання певних функцій. Їхнє спільне використання допомагає отримати оптимальний результат.

Зустрічі «один на один»

Це найпоширеніший інструмент зворотного зв'язку. Він дозволяє керівнику налагодити ефективне управління розвитком співробітника, допомагає контролювати його емоційний стан, дає розуміння, як підвищити його ефективність. При правильної побудові особистих зустрічей можна отримати від людини у довгостроковій перспективі максимальну віддачу. З іншого боку, працівник у ході особистих зустрічей із керівником отримує розуміння, чого від нього хоче начальство. Крім того, це дає можливість поділитися своєю думкою і вказати на наявні проблеми.

Організація зворотного зв'язку за допомогою OKR

Методика Objectives and Key Results (OKR) широко застосовується в управлінні персоналом для визначення бажаних цілей та результатів компанії. Під цілями розуміють конкретні досягнення, що мають цінність для самої фірми та її клієнтів. Ознакою того, що мети досягнуто, є конкретні ключові результати.

Основні можливості методики OKR:

• побудова ієрархії — від цілей фірми до особистих цілей;
• докладання сукупних зусиль колективу у правильному напрямку;
• правильне розміщення акцентів на цілях, що потребують пріоритетної уваги;
• покращення якості та ефективності комунікації між окремими підрозділами організації;
• відмова від централізованого прийняття рішень без урахування позицій окремих підрозділів та спеціалістів;
• забезпечення прозорого та ефективного делегування повноважень.

Опитувач задоволеності (eNPS)

Чим більш успішніші співробітники, тим вище підтримується корпоративна культура організації. Чинне і зворотне правило. Незадоволений персонал не тільки гірше працює, а й створює несприятливу атмосферу у колективі. Зворотний зв'язок дає цінну можливість виявити реальне ставлення персоналу до фірмі.

У цьому плані зручним та ефективним інструментом буде опитувальник задоволеності Net Promoter Score (eNPS). Він передбачає проведення анонімного опитування. Застосовується перелік питань, що допомагають отримати комплексну картину настроїв у колективі. Зокрема eNPS допомагає зрозуміти, наскільки працівники задоволені цілями, умовами роботи, ставленням з боку керівництва та всередині команди.

Трекінг настрою

Ефективність праці персоналу — один із головних факторів успішної та ефективної роботи фірми. При цьому мотивація та продуктивність працівників значною мірою визначається їх настроєм. Відстеження настроїв у колективі — одне з важливих завдань HR-менеджерів.

У невеликих організаціях контролю для настрою досить періодично проводити невеликі співбесіди з людьми. У фірмах з великим колективом побудувати моніторинг у такий спосіб не вдасться. У цьому випадку застосовується інструмент трекінг настроїв, який впроваджено у більшість сучасних HRМ-систем. Він передбачає регулярне проведення невеликих опитувань працівників. За їхніми результатами система оцінює настрої у колективі та відслідковує динаміку їх змін.