Як оформити дозвіл на працевлаштування іноземців?

Український бізнес працює в умовах постійної нестабільності — війна, мобілізація, еміграція, дефіцит кадрів. Усе це сформувало нову реальність на ринку праці, де залучення іноземних працівників уже давно не експериментальний крок, а практична необхідність. Щоб вона справді спрацювала, важливо діяти чітко та юридично грамотно. У цьому тексті розбираємо, з чого почати — і як правильно оформити дозвіл на працевлаштування.

В яких випадках треба оформляти дозвіл на працевлаштування іноземців?

Дозвіл на працевлаштування — це офіційний документ, який надає українському роботодавцю право легально залучати до роботи громадян інших країн. Його видають територіальні органи Державного центру зайнятості, і він є обов’язковим у випадках, коли іноземець не має посвідки на постійне проживання в Україні.

Ключовим фактором, що визначає порядок працевлаштування, є міграційний статус кандидата. Якщо іноземний фахівець вже перебуває в Україні на підставі посвідки на постійне проживання, він може працювати без додаткових дозволів — на загальних підставах, як і громадяни України.

Інакша ситуація виникає, коли кандидат не має такої посвідки або перебуває за межами країни. У цьому випадку роботодавець зобов’язаний попередньо отримати дозвіл на використання праці іноземця, перш ніж укладати з ним трудовий договір. Така вимога закріплена у статті 42 Закону України «Про зайнятість населення» №5067-VI.

Категорії іноземців, які можуть працювати без дозволу 

Не всі іноземці або особи без громадянства потребують спеціального дозволу для роботи в Україні. Закон передбачає низку винятків. Йдеться переважно про тих, хто має тісний зв’язок з Україною або перебуває тут на законних підставах із певною метою.

Без дозволу можуть працювати:

• іноземці з посвідкою на постійне проживання;
• біженці або особи, які потребують додаткового/тимчасового захисту;
• члени сімей громадян України з відповідним дозволом на проживання;
• працівники представництв іноземних компаній;
• працівники аварійно-рятувальних служб, що виконують термінові роботи;
• спортсмени, викладачі, науковці, митці та інші фахівці, запрошені на короткострокові проєкти;
• священнослужителі, запрошені релігійними організаціями;
• іноземці, які проходять службу у ЗСУ за контрактом тощо.

Етапи оформлення дозволу на працевлаштування 

Це багатоступенева процедура, яка вимагає ретельної підготовки та дотримання законодавчих вимог. Весь процес можна умовно розділити на три основні етапи: підготовчий, візовий та логістичний.

Підготовчий етап: Формування пакета документів

Для залучення іноземного персоналу спершу роботодавець готує необхідні документи для подання до територіального органу Державної служби зайнятості, що передбачає:

• Збір та перевірку документів кандидата.
• Переклад та нотаріальне засвідчення паперів.
• Формування пакета документів та подачу до відповідного територіального органу Державної служби зайнятості.
• Оплату адміністративного збору. Розмір збору залежить від строку дії дозволу та категорії працівника.

Візовий етап: Отримання візи для в’їзду в Україну

Після отримання дозволу на працевлаштування, іноземець повинен оформити відповідну візу для в’їзду в Україну. Основні кроки:

• Підготовка супровідних документів. Для отримання робочої візи іноземець подає пакет документів, отриманий від роботодавця, до закордонної дипломатичної установи України (посольства, консульства або візового центру). Подача здійснюється за місцем громадянства заявника або в країні, де він має право на законне проживання.
• Оформлення візи. Іноземець звертається до дипломатичної установи України в країні громадянства кандидата для отримання довгострокової візи типу D для в’їзду в Україну з метою працевлаштування.

Зважаючи на воєнний стан, регламентовані терміни оформлення віз наразі не дотримуються. Тож період розгляду документів може становити до 3 місяців. 

Логістичний етап: Підготовка до прибуття та початку роботи

Цей етап передбачає виконання організаційних процедур, пов’язаних з в’їздом іноземця в Україну для подальшого працевлаштування:

• Організація трансферу. Планування маршруту та забезпечення прибуття іноземця до місця роботи.
• Підготовка до початку роботи. Забезпечення житлом, ознайомлення з робочим середовищем, інструктаж, оформлення необхідних внутрішніх документів підприємства.
• Після прибуття іноземець має звернутися для оформлення посвідки на тимчасове проживання на підставі дозволу на працевлаштування до територіального органу чи підрозділу ДМС, центру надання адміністративних послуг (ЦНАП) або державного підприємства, що належить до сфери управління ДМС, за місцем свого проживання.

Дотримання всіх процедур міжнародного рекрутингу гарантує не лише легальність перебування та роботи іноземця, але й захищає роботодавця від можливих юридичних ризиків.

Зв'язатися з нами

Оформіть заявку

Ми знайдемо швидке рішення саме для вашого бізнесу! Залиште заявку та вивільніть ресурси для розвитку компанії!

Залишити заявку

Перелік необхідних документів 

Для уникнення бюрократичних затримок, рекомендується заздалегідь зібрати повний перелік документів для отримання дозволу на працевлаштування іноземця.

Документи, які подає роботодавець до центру зайнятості:

1. Заява встановленого зразка (від імені роботодавця).
2. Копія сторінки паспорта іноземця з особистими даними, перекладена українською мовою та нотаріально засвідчена.
3. Кольорова фотокартка іноземця (розмір 3,5 х 4,5 см).
4. Проєкт трудового договору (контракту) або гіг-контракту з підписом роботодавця (оформлюється українською мовою).
5. Документ про внесення адміністративного збору за видачу дозволу (сума залежить від строку працевлаштування).

Для окремих категорій іноземців (висококваліфіковані працівники, засновники або бенефіціари компанії, відряджені працівники тощо) можуть бути необхідні додаткові документи, зокрема: довідка про досвід роботи чи кваліфікацію, документи, що підтверджують корпоративний статус іноземця у компанії тощо.

Терміни та вартість оформлення 

У 2025 році вартість дозволу на працевлаштування іноземця визначається за тривалістю його дії. Розрахунок ведеться на основі прожиткового мінімуму, який з 1 січня 2025 року становить 3028 грн.

Продовження дозволу буде коштувати на один прожитковий мінімум менше, ніж новий дозвіл на той самий строк.

«Попри реальний попит на іноземних працівників, вартість оформлення дозволів на працевлаштування в Україні суттєво вища, ніж у сусідніх європейських країнах. Наприклад, у Польщі витрати стартують від 30 € за сезонну візу або 80 € за національну візу типу D плюс 40 € за дозвіл на проживання. У Німеччині — від 75 до 140 €. В Україні ж ціна починається від 230 € і може сягати 650 €. Така різниця ускладнює конкуренцію українських роботодавців на міжнародному ринку праці», — зазначає General manager компанії Fillin, Дмитро Карпенко.

Щодо термінів оформлення, то розгляд документів триває до 7 робочих днів з моменту подання пакета документів.

Причини відмови у видачі дозволу 

Відмова у видачі дозволу на працевлаштування може бути зумовлена як офіційними, так і суб'єктивними факторами.

Серед офіційних причин:

• Невідповідність кваліфікації кандидатів;
• Порушення міграційного законодавства;
• Наявність громадян України на аналогічних посадах, тобто брак підстав для аутсорсингу іноземців;
• Невідповідність документів;
• Надання неправдивих відомостей тощо.

Хоча існують чітко визначені офіційні підстави для відмови, варто зазначити, що на практиці можуть виникати й суб'єктивні чинники, які також можуть вплинути на рішення органів влади. Зокрема персональні уподобання або пріоритети співробітників державних органів, питання «іміджу» кандидата або суб’єктивна оцінка відповідності корпоративним стандартам, які не зазначені в офіційних документах тощо.

Обов’язки роботодавця після отримання дозволу

Роботодавець має підписати трудовий договір з іноземцем протягом 90 днів після отримання дозволу. Протягом 10 днів після підписання завірену копію цього договору потрібно подати до територіального органу. Важливо також дотримуватися вимог законодавства щодо умов праці та безпеки, вести облік іноземних працівників і слідкувати, щоб дозвіл був чинним і вчасно продовжувався. Не варто забувати і про своєчасну сплату податків та соціальних внесків.

Відповідальність за порушення правил працевлаштування іноземців 

В Україні за порушення правил працевлаштування іноземців передбачена як адміністративна, так і фінансова відповідальність. Основні ризики — це штрафи, анулювання дозволів і навіть заборона на подальше оформлення нових працівників з-за кордону.

Серед найпоширеніших порушень — використання праці іноземця без дозволу, прострочення строку дії дозволу, відсутність офіційного трудового договору або повідомлення про прийняття на роботу, а також надання неправдивих даних під час оформлення документів.

Штрафи для роботодавця за такі порушення можуть сягати до 20 мінімальних зарплат за кожного нелегального працівника.

Професійна підтримка у пошуку працівників від Fillin

У моменти, коли кадровий дефіцит загрожує виконанню важливих проєктів, кожен крок має бути продуманим і швидким. Fillin допомагає розв'язати проблему нестачі працівників, незалежно від того, чи це короткострокові завдання, чи довгострокові проєкти.

Fillin — це аутсорсингова компанія, яка:

• Оперативно підбирає та залучає українських і іноземних працівників під конкретні завдання галузі;
• Дбає про адаптацію новачків і навчає їх специфіки бізнесу замовника;
• Звільняє внутрішній HR-відділ від рутини, взявши на себе рекрутинг і всі адміністративні процеси.

Ми розуміємо бізнес — і розуміємо ціну часу. Тому працюємо швидко, чітко та на результат. Серед наших клієнтів Novus, АТБ, Фора, МХП, Watsons, Puma, Danone, Yazaki, Meest Express, Delivery, Carlsberg, Три Ведмеді, Eva, Дніпро-М, КиївХліб та багато інших. Зверніться до нас, аби дізнатися більше та отримати індивідуальний прорахунок.

Поділитись